🥕206 - 생산성 = 반복작업을 자동화하고, 스스로 더 가치있는 일을 하는 것

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2024. 11. 3.

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당근메일 #206 | 2024년 11월 04일 - WEEK 45

Bati.AI : 업무 자동화를 AI와 함께 손쉽고 빠르게

최환진

📖 핵심 요약

🔄 다양한 업무 자동화를 위한 Bati.ai 소개: Bati.ai는 국내 업무 환경에 적합한 no-code, low-code 방식의 자동화 플랫폼으로, 웹 크롤링, 이메일 발송, 데이터 연동 등 다양한 자동화 기능을 통해 생산성을 높이고 반복 작업을 간소화할 수 있습니다.
🧑‍💻 엑셀 시트에서 ChatGPT 기반 AI 기능 지원: Bati.ai는 엑셀 시트 내에서 ChatGPT를 활용해 요약, 키워드 추출 등 AI 기반 확장 기능을 제공하여 데이터 분석을 간편하게 수행할 수 있어 업무 효율성을 크게 향상시킵니다.
📧 Notion 연동을 통한 맞춤형 메시지 발송 자동화: Notion 데이터베이스와 Bati.ai를 연동하여 개별 사용자의 데이터를 활용한 맞춤형 이메일 및 문자 발송이 가능하며, 롤업 기능을 활용해 손쉽게 안내 메시지를 설정할 수 있습니다.

요즘 업무나 개인 프로젝트에서 생산성을 극대화하기 위해 자동화 솔루션을 활용하는 사례가 점점 늘어나고 있습니다. 특히, 많은 사람들이 기존에 사용하던 생산성 SaaS 서비스들이 제공하는 기본적인 자동화 기능을 통해 업무 효율성을 높이고 있죠. 하지만 이러한 단일 서비스나 플랫폼에 의존하다 보면 특정 기능의 한계에 부딪히게 됩니다.

이런 한계를 극복하고 다양한 서비스와 애플리케이션을 연동하기 위해 등장한 것이 바로 no-code, low-code 방식의 자동화 플랫폼인 Zapier와 Make입니다. 이 플랫폼들은 복잡한 프로그래밍 지식이 없어도 사용자가 자신만의 워크플로우를 설계하고, 여러 서비스를 연동할 수 있도록 돕습니다. 수많은 애플리케이션을 연결해 단순한 트리거-액션 방식으로 자동화 프로세스를 설정할 수 있으며, 이를 통해 수작업으로 하던 반복적인 작업을 자동화할 수 있죠. 예를 들어, 이메일로 들어오는 데이터를 구글 스프레드시트에 자동으로 기록하거나, 슬랙에 특정 알림을 보내는 식으로 사용할 수 있습니다. 자동화를 통해 사용자는 반복적인 업무에 쏟는 시간을 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 오류 가능성을 줄이고 창의적이거나 전략적인 업무에 더 집중할 수 있게 됩니다. 또한, 여러 툴을 연동해 실시간으로 데이터를 처리하거나, 업무 간소화 프로세스를 구성해 큰 효율성을 얻을 수 있습니다. 이러한 자동화의 잇점과 장점들을 국내에서도 좀 더 편리하고 간편하게 활용 가능한데요. 기능 단위의 코딩이 가능한 해외 서비스 방식과는 조금은 다르지만, 국내 업무 자동화 환경에 보다 적합한 방식으로 개발된 low-code, no-code의 자동화 모듈들과 워크플로우를 제공하는 서비스인 Bati.ai를 소개합니다.

bati가 제공하는 다양한 자동화 기능들중에서 이 글에서는 3가지 주요 기능들을 중심으로 살펴보겠습니다. bati를 보다 더 잘 사용하기 위해 워크베이스(스프레드시트나 노트), 데이터시트, 워크플로우와 같은 부분들의 이해가 먼저 필요하지만, 사용하다보면 빠르게 해당 개념들과 사용 방법들을 배울 수 있고, 가이드 문서도 잘 갖추어져 있어서 쉽게 적응할 수 있을 것 같네요.

1. 뉴스나 소식 크롤링 및 메일 자동 전송

매일 새로운 정보와 소식이 쏟아지고 있습니다. 이러한 소식들을 빠르게 파악하는 것은 매우 중요한데요. 저도 개인적으로 새로운 기술, 사업, 서비스, 비즈니스에 대한 소식들을 항상 궁금해하며, 최신 트렌드를 놓치지 않기 위해 틈틈이 뉴스나 검색 사이트를 방문하고 있습니다. 또한 북마크로 등록해둔 블로그나 리포트 사이트 등에서 유용한 정보를 읽고 정리해 두곤 합니다. 이러한 일들은 꾸준히 지속해야 업무에 큰 효과를 볼 수 있습니다. 그러나 업무가 많아지거나 바쁜 일이 생기면 이러한 정보를 지속적으로 관리하고 정리하기가 쉽지 않은 것이 현실입니다. 그래서 이러한 일들을 자동화할 기능이나 서비스에 관심이 항상 많습니다.

bati는 웹 크롤링 링크 등록과 자동 스크랩 기능을 지원합니다. 또한 수요에 맞춘 자동화 프로젝트도 제공하고 있습니다. 예를 들어 특정 웹사이트의 업데이트 정보를 주기적으로 수집하거나, 원하는 키워드가 포함된 새로운 게시물을 자동으로 스크랩하는 등의 다양한 기능을 사용할 수 있습니다. 개인적으로 스타트업들의 비즈니스를 지원하고 코칭하는 일을 많이 하다 보니, 지원사업 등의 안내를 위해 관련 뉴스레터나 소식지를 메일로 구독해서 보고 있는데요. bati.ai에서는 제가 원하는 키워드(농식품, 축산, 수산)를 다수 설정해 알고 싶은 행사나 일정 등을 받아볼 수 있도록 미리 만들어둔 "정부지원사업 크롤링"과 같은 템플릿들이 다수 있어 매우 유용합니다.

이러한 템플릿들은 관련된 정보를 효율적으로 모아 주기 때문에 시간을 절약하고 중요한 정보를 놓치지 않게 해줍니다. 템플릿을 선택하고 새로운 작업(task)으로 저장하면, 자신만의 알림 서비스를 만들 수 있습니다. 이를 통해 원하는 정보들을 보다 효과적으로 관리하고, 필요한 시점에 정확히 알림을 받을 수 있습니다. 전달받고 싶은 행사나 지원 사업 등과 관련된 키워드들을 선택적으로 추가하거나 제외할 수 있으며, 설정한 키워드를 바탕으로 맞춤형 정보를 수집하는 데 큰 도움을 줍니다. 또한 사용하는 메일 주소와 연동하면 행사나 정보 사이트의 링크를 포함한 내용 전체를 받아볼 수 있어 주간 단위로 빠뜨리지 않고 확인할 수 있으며, 중요한 정보를 놓치지 않도록 보장해 줍니다. 아래는 설정한 e-mail로 수집된 정보들을 표(table)로 정리하여 전달해준 내용입니다.

주간단위 혹은 일자 단위로 새로운 행사나 지원 사업등을 빠뜨리지 않고 메일로 받아볼 수 있어서 많은 도움이 되고 있답니다. 이러한 자동화된 알림 혹은 메일 전송 기능은 정보의 홍수 속에서도 필요한 것만 집중적으로 확인할 수 있게 해주어 업무 효율성을 크게 높이는 데 도움이 될 것으로 기대되네요.

2. Bati 엑셀 시트 내에서 ChatGPT기반의 AI 확장 함수 지원

챗GPT의 등장 이후, 엑셀 프로그램이나 구글 스프레드 시트 내에서 연동해 사용할 수 있는 다양한 서비스들이 출시되었습니다. 대표적으로 GPT for Sheets and Docs, SheetGPT와 같은 확장 프로그램은 챗GPT의 기능을 엑셀 내에서 기존 함수처럼 편리하게 사용할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 도구들은 데이터를 자동으로 분석하거나 정리하는 과정을 간소화하고, 복잡한 계산이나 문서 작성 작업을 AI의 자연어 처리 능력을 통해 손쉽게 처리할 수 있게 해줍니다. 이러한 자동화된 기능을 통해 사용자는 데이터 분석에 더 많은 시간을 투자할 수 있고, 더 나아가 중요한 비즈니스 인사이트를 도출하는 데 집중할 수 있습니다. 또한, 이러한 AI 도구는 협업에도 큰 도움을 주어 팀원들과의 원활한 커뮤니케이션과 공동작업을 가능하게 합니다. 별도의 프로그래밍 지식 없이도 강력한 AI 분석 도구를 활용할 수 있어 시간 절약은 물론, 보다 정교한 데이터 분석과 의사결정에 큰 도움을 줍니다. 이러한 기능을 통해 단순 반복 작업에서 벗어나 더 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.

예를 들어, 입력된 텍스트에 대해 해당 내용을 요약하고 3개 키워드를 빠르게 파악하는 경우를 살펴보겠습니다. 워크시트의 “본문”열에 입력된 텍스트를 입력한 후, “=AI.SUMMARIZE()”와 “=AI()”를 사용해서 B열에 본문의 텍스트를 지정된 글자수(100자, 150자등)에 맞추어 요약하고, C열에 3개의 핵심 키워드를 추출하는 작업을 진행할 수 있습니다. 이러한 자동화된 요약 및 키워드 추출 기능을 통해 방대한 텍스트 데이터를 빠르게 분석하고 중요한 정보를 효율적으로 정리할 수 있어, 업무 시간 단축과 생산성 향상에 큰 도움을 줄 수 있습니다.

앞서 소개한 함수들 이외에도 bati에서는 문서 작성, 번역, 편집에 유용한 'AI_WRITE', 'AI_TRANSLATE' 함수와, 데이터 추출, 정리, 분류, 클러스터링을 위한 'AI_CLASSIFY', 'AI_EXTRACT', 'AI_FORMAT' 함수 등이 추가로 제공됩니다. 특히, 주관식 답변을 요약하거나 감정 분석을 수행할 수 있어 마케팅, 자료 조사, 설문 등 다양한 데이터 수집 및 분석 작업등에서 실무적으로 유용하게 활용될 수 있을 것 같네요. 다만, 이러한 AI 함수들은 bati 서비스 내의 엑셀 시트에서만 동작하며, 실행 시 보유한 크레딧에서 일정량이 차감되는 제약이 있으니 이 점을 유의해 주세요.

3. Notion의 테이블 연동 및 발송 자동화

업무나 자료 정리, 회의록 작성 등 개인 및 회사 업무를 위해 Notion을 많이 사용하고 계실 텐데요. Zapier나 Make를 활용하면 Notion에 새로운 콘텐츠가 추가될 때 자동으로 Buffer에 게시를 예약하거나 Google Sheets에 데이터를 저장하는 것이 가능합니다. 또한, Notion에서 발생하는 업데이트 사항을 Slack 채널에 알림으로 전송할 수도 있습니다. 최근에는 Bati.ai에 Notion 연동 기능이 추가되면서, Notion 데이터베이스를 활용해 메일이나 문자를 보내고 확인하는 등의 응용도 가능해졌습니다.

물론, 이 기능을 사용 위해 몇 가지 사전 설정이 필요합니다. 웹훅을 통해 Notion과 Bati를 연결해야 하고, Notion의 수식(Formular)에 사용될 스크립트도 필요합니다. 모든 설정이 제대로 이루어지면, Notion 데이터베이스가 Bati의 엑셀 시트와 연결되어, Notion에서 입력한 데이터 필드의 값을 그대로 활용해 Bati의 자동화 워크플로우를 통해 문자나 이메일을 발송할 수 있습니다. 특히 유용한 점은 Notion에 사용자별로 발송할 메일 템플릿을 텍스트 형식으로 미리 저장해두고, Notion의 롤업(Roll-up) 기능을 활용해 각 사용자에게 맞춤형 안내 메일을 손쉽게 보낼 수 있습니다.

회신된 샘플 메일을 확인해보니, 템플릿 내용이 노션 데이터베이스에 미리 설정해둔 항목 값들로 자동 변경되어 전달된 것을 알 수 있었네요. 물론, 이 기능을 처음부터 사용하려면 Bati에서 제공하는 웹훅 설정과 메일 발송을 위한 별도의 노션 수식 입력 등 약간의 설정이 필요합니다. 그러나, 예시로 제공되는 샘플 노션 페이지를 가져와 자신의 노션에서 필요한 내용만 수정하면 손쉽게 메일 발송을 실행해 볼 수 있어 매우 유용했네요.

위에서 언급한 Bati.ai의 주요 기능 외에도, 업무 생산성을 높이고 시간을 절약할 수 있는 다양한 기능과 워크플로우가 제공됩니다. 자동화 도구를 익히고 이를 업무에 적극 활용하는 것이 오늘날 더욱 중요해지고 있습니다. 자동화에 대한 기본적인 이해가 있다면 Make나 Zapier 같은 고급 no-code, low-code 서비스를 통해 자신만의 워크플로우를 구축하고 복잡한 업무를 효율적으로 관리하는 것도 좋은 방법입니다. 하지만 복잡한 기능을 익히기 전, 자동화에 처음 입문하거나 빠른 업무 자동화가 필요한 경우라면 Bati.ai가 훌륭한 대안이 될 수 있습니다. 특히, 국내 업무 환경과 자동화 요구 사항이 템플릿과 워크플로우 기능에 잘 반영되어 있어, 자동화를 시작하기에 좋은 출발점이 될 것으로 기대합니다.

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