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2022. 9. 5.

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2022년 9월 5일, 110번째 당근메일:

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RACI 차트 : 업무와 역할배분을 위한 협업 프레임워크
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※ 공지: 다음주 (2022년 9월 12일) 당근메일은 추석연휴로 인해 쉽니다.

RACI 차트 : 업무와 역할배분을 위한 협업 프레임워크

#생산성 딥다이브

최환진

최근에 다수의 인원들이 참여하는 교육 프로그램 운영 업무를 수행할 기회가 있었습니다. 참여하시는 분들도 많고, 운영과 관리 인원들도 다수가 있다 보니 서로 간의 업무 분담과 역할 배정이 필요했고 간단히 일의 유형을 나누고 업무와 역할을 배정했는데요. 막상 프로그램이 진행되면서 기대했던 참여자들의 역할과 업무들에 혼선이 생기면서 초반 운영에 어려움을 겪었던 기억이 있네요. 이후 업무와 역할 조정 등을 다시 해서 잘 마무리되었지만, 앞으로도 몇 차례의 프로그램 운영이 남은 만큼 보다 분명하고 정확한 업무와 역할 배정을 위해 도움이 될 수 있는 협업도구들을 찾게 되었는데요. 여러 도구들 중에서 역할과 책임(Role and Responsibility)을 명확하게 정의하고 공유하는데 도움이 되는 "RACI(책임 할당) 차트"를 알게 되어 소개하고자 합니다

[출처] RACi matrix example, https://www.teamgantt.com/blog/raci-chart-definition-tips-and-example

‘RACI’는 업무와 관련하여 4가지 역할들들을 구분하는 약어로, 각각의 역할명과 설명은 아래와 같습니다.

실무 담당자(Responsible) - 실제 업무를 담당할 사람
의사 결정자(Accountable) - 작업 완료를 총괄하는 사람 (PM, 임원진등)
업무 수행 조언자(Consulted) - 업무 실행에 조언이나 상담을 하는 사람(산출물 리뷰등의 업무도 담당)
결과통보 대상자(Informed) - 업무 실행 상태나 내용에 대한 보고를 받는 사람

실제 업무를 하다 보면, 해당 업무 수행 이외에 진행 사항들을 전체적으로 파악하고 디렉션해주는 역할도 필요하고, 수행 상의 어려움이나 장애물을 만났을 때 조언이나 코칭을 해주는 역할도 필요한데요. RACI에서는 이러한 역할들이 모두 포함되어 있어 협업 차원에서 업무를 좀 더 명확히 구분할 수 있어서 좋은 것 같습니다. RACI 차트를 작성하는 방법은 매우 간단합니다. 프로젝트나 프로그램에 참여할 참여자들이 확정되었다면 함께 작성해봐도 좋을 것 같습니다. 수행과정은 다음과 같습니다.

참가자들이 모두 모여 함께 진행할 업무들을 나열해 봅니다.
중요하고 필수적인 업무들을 선택합니다.
행과 열로 구성된 RACI 테이블을 그립니다. 행에는 "주요 업무들"을 적고, 열에는 프로젝트 참가자의 "이름(닉네임, 직무등)"을 기입합니다.
행과 열이 교차되는 영역에 R, A, C, I를 사용해서 표기합니다. 한 사람이 여러 개의 역할을 수행할 수도 있습니다.
모두 작성한 후, 팀원들과 함께 검토합니다. 한 사람에게 너무 많은 업무나 역할들이 몰리지 않도록 적절하게 분배합니다.

수행 업무와 역할에 관한 RACI차트는 시각화를 통해 프로젝트/프로그램에 참여하는 모든 사람들이 각자의 역할을 함께 이해하고, 서로 협업할 수 있는 방안들을 적극적으로 찾도록 하는데 큰 도움이 됩니다. 누가 어떤 업무를 맡아 리드하는지, 그 일에 내가 어떤 역할로 보조해야 하는지를 알 수 있다면 프로젝트나 프로그램이 수행되는 동안 역할 수행에 따른 혼선을 줄이고 참여자의 업무에 대한 집중도를 높이고 성과를 높이는데 많은 도움이 될 것으로 기대되네요. 아래는 다음번 교육 프로그램 운영을 위해 주요 업무별로 담당자들의 역할을 구분하여 작성한 RACI 차트입니다. 작성해 보니, 각자의 일들의 역할과 책임을 파악할 수 있어서 업무 진행이 보다 원할하고 수훨해질 것 같아서 좋네요.

새로운 프로젝트를 시작하시거나 업무와 관련한 참여자들의 역할을 명확히 정의하거나 구분할 필요성이 있으시다면, RACI차트를 활용해 보시면 도움이 되실 것 같네요.

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#생산성 협업툴

진대연

협업툴의 진화

세상엔 정말 많은 협업툴이 존재합니다. 그리고 그 진화의 과정은 크게 세 가지로 분류할 수 있습니다.

실시간 채팅형 (Communication)
문서형 (Documentation)
업무 관리형 (Task Management)

실시간 채팅 형 협업툴로는 Slack, Jandi 가 있고 문서형으로는 Office 365, Google Workspace, Notion, Coda, Confluence, Typed 그리고 업무 관리형으로는 Jira, Asana, Monday.com, Smartsheet 등이 대표적입니다. 그러나 실제 협업을 진행하기 위해서는 위의 세 가지 중 하나만으로는 부족합니다. 그래서 각각의 협업툴들은 다른 기능들을 추가하거나 강력한 연동 기능을 통해 부족한 부분들을 메꿔가며 진화하고 있습니다.

예를 들어 Slack의 경우 강력한 연동 기능들을 바탕으로 수많은 다른 서비스들을 통합하여 허브 알림이의 역할을 하고 있으며, Jandi의 경우 자체적으로 To Do 기능을 탑재하여 업무 관리 기능을 보충했습니다. Google Workspace는 Google Chat 등의 독립된 서비스를 추가로 제공하고, Microsoft 365도 Teams 등의 추가 제품을 통해 부족한 부분을 채워가고 있죠. 혹은 Swit과 같이 처음부터 업무 관리 기능과 채널 채팅 기능을 통합하여 출시하거나 Flow처럼 타임라인 공유 방식에서 출발하여 채팅 및 업무 관리로 확장된 경우도 있습니다.

결국 대부분의 협업 툴은 채팅, 문서, 업무 세 가지 중 하나의 특성화된 기능으로 출발하여 All-in-one 통합 솔루션으로 진화하고 있는 것이죠. 최근에는 여기에서 한발 더 나아가 자동화 솔루션까지 자체적으로 지원하고 있습니다.

어떤 협업툴을 써야하지?

소비자의 입장에서는 너무 많아진 협업툴 때문에 머리가 복잡해진 것이 사실입니다. 물론 그중 제일 잘나가는 툴을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 왜냐하면 잘나가는 툴은 주변에서 보고 배울 수 있는 다양한 리소스들이 넘치기 때문입니다. 하지만 우리 회사는 실시간 커뮤니케이션이 중요한지, 문서를 통한 정보 축적이 중요한지, 데드라인에 맞춰 업무를 끝내는 것이 중요한지 그 우선순위에 따라 그 분야에서 가장 잘나가는 제품을 선택하는 것이 더욱 바람직한 방법입니다.

뭘 좋아할지 몰라서, 다 준비했어!

뭘 좋아할지 몰라서 다 준비했다!

처음에는 업무 관리가 중심이었다고 하더라도 금세 문서 도구가 필요해지고 또 채팅 솔루션도 필요해집니다. 사실 회사의 협업이 늘어날수록 채팅, 문서, 업무 관리 세 가지는 때려야 땔 수 없는 필수적인 기능들이죠. 결국엔 여러 가지 협업툴을 동시에 사용할 수밖에 없습니다. 그러나 도구가 늘어난다는 것은 그만큼 월 비용도 늘어난다는 뜻이기도 합니다. 이렇게 조금씩 늘어나는 SaaS 비용은 회사 입장에서는 큰 부담이 됩니다.

이를 해결하기 위해 Google Workspace 나 Microsoft 365와 같이 다양한 서비스를 한꺼번에 지원하는 All-in-one 플랫폼을 이용하곤 합니다. 그러나 안타깝게도 이런 종류의 통합 솔루션은 특정 기능들이 부족하죠. 특히나 업무 관리 기능에서는 더더욱 그렇습니다. 반대로 Asana, Monday.com의 업무 관리 솔루션은 채팅과 문서 작성 기능이 없습니다. 결국 어디로 가야 할지 몰라 헤매게 되는데요. 이를 다 갖춘 솔루션이 나타났습니다.

ClickUp, All-in-one 협업 솔루션

ClickUp은 있을 건 다 있는 협업툴입니다. 기본적으로 Asana, Monday.com과 같이 업무 관리 앱으로 시작했지만 다른 기능들도 빠르게 개발하여 문서와 채팅 솔루션까지 모두 갖추어 버렸습니다. 심지어는 대시보드와 화이트보드, 마인드맵, 통합이메일과 자동화 연동까지 갖춘 단연 종합선물 세트 협업툴입니다.

그런 자신감 때문인지 ClickUp 홈페이지 하단에는 모든 경쟁 솔루션과 기능적 차이점을 정리해 두었습니다. 물론 자사 제품의 장점을 보다 부각해 표시하였겠지만 다른 솔루션과의 비교 점을 상세히 설명하고 있어 참고하기 좋습니다.

ClickUp의 각 기능 들

ClickUp은 우선 혼자 사용하는 개인 유저에겐 완전히 무료로 제공됩니다. 개인적인 업무 관리 용도로 사용한다면 제한 없이 대부분의 기능들을 사용할 수 있다는 것이 ClickUp의 가장 큰 장점입니다. 많은 다른 협업툴들은 Trial을 통해서 임시 기간만 프리미엄 기능들을 확인할 수 있지만 ClickUp은 혼자서 충분히 제품기능을 경험해본 뒤 선택할 수 있도록 충분한 여유를 제공합니다.

ClickUp은 Workspace 안에 Space라는 공간을 만들고 그 아래에는 List와 Task로 구성되어 있습니다. 그리고 각 Task 들은 Status, Tag 등 다양한 속성들을 가지고 있습니다. 특히 Status를 잘 구성하면 각 리스트에 속해있는 업무들을 사내의 프로세스에 맞게 잘 세팅할 수 있습니다.

ClickUp은 Workspace > Space > List > Task 의 구조를 가지고 있다.

다양한 View(보기) 기능

ClickUp은 정말 다양한 View를 제공합니다. 각 View는 Space 또는 List에 맞게 만들고 커스터마이징할 수 있습니다. 각각의 View 들과 그 역할은 다음과 같습니다.

ClickUp은 그 어떤 협업툴보다도 다양한 View를 지원한다.

List - 업무들을 리스트 형태로 보여줍니다.
Board - 업무들을 칸반 형태로 보여줍니다. 상태, 담당자, 태그, 우선순위 등등으로 분류할 수 있습니다.
Calendar - 각각의 업무들을 데드라인 스케줄에 맞게 캘린더 위에 표시합니다.
Gantt - 간트 차트 형태로 업무를 표시하고 업무별 의존성을 표시할 수 있습니다.
Timeline - 각 업무를 타임라인으로 표시하며 우선순위, 담당자 등으로 구분하여 표시할 수 있습니다.
Box - 유료 사용자 기능으로 담당자별 업무 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
Table - 각각의 업무의 속성을 추가하여 테이블로 표시할 수 있습니다. 노션의 데이터베이스와 비슷합니다.
Mindmap - 마인드맵 기능을 통해 프로젝트별 아이디어를 브레인스토밍할 수 있습니다.
Workload - 업무의 담당자 및 주별 워크로드를 한눈에 파악할 수 있습니다.
Activity - 관련 리스트의 모든 액티비티를 시간순으로 표시합니다.
Map - 각 업무에 로케이션 정보를 포함하면 지도위에서 각 카드를 표시할 수 있습니다.
Whiteboard - 화이트보드를 통해 Miro 또는 Figjam과 같은 다양한 시각화 보드를 만들 수 있습니다.
Doc - ClickUp 내에서 문서를 직접 작성할 수 있습니다. Notion과 모양 및 사용 방법이 매우 흡사합니다.
Chat - 채팅을 통해 구성원들과 Space/List 별로 실시간 채팅을 나눌 수 있습니다.
Embed - Google 문서, YouTube, Figma 혹은 Embed URL/HTML을 View에 추가할 수 있습니다.
Form - 유료 사용자 기능으로 설문지를 만들고 이를 업무 생성으로 연결할 수 있습니다.

멀티 View 기능 그리고 채팅과 문서도 한곳에서

각각의 리스트에는 같은 속성의 View 들을 여러 개 생성할 수도 있습니다. 예를 들어 하나의 리스트에 여러 개의 채팅방을 운영할 수도 있고, 칸반 보드 역시 필터가 다르게 설정된 칸반 보드 View를 지정할 수 있죠. 특히 Embed View를 잘 활용하면 각 리스트 또는 스페이스에 적절한 외부 리소스들을 연동해둘 수 있어 멤버들이 ClickUp 외의 다른 앱 서비스의 링크로 이동하거나 북마크로 따로 저장해두지 않아도 되어 편리합니다.

같은 속성의 View 도 여러개를 추가할 수 있고 이름 지정도 가능하다.

그리고 앞서 설명한 것처럼 ClickUp은 앱 내부에서 업무관리, 채팅, 문서 모두를 해결할 수 있습니다. 채팅의 경우 각 리스트 또는 스페이스 안에 여러 개의 채팅을 추가하여 각각의 목적에 맞는 분리된 채널 채팅이 가능합니다. 다만 현재는 ClickUp에서 각각의 멤버들에게 1:1 메시지를 보내는 기능은 지원하지 않습니다. 물론 편법을 통해 (관련 방법 링크) 가능하긴 하지만 그 설정 방법도 다소 어려워 사실상 1:1 메시지를 보내기 위해서는 Slack과 같은 다른 앱을 사용해야 합니다.

문서는 Notion과 매우 비슷한 UX/UI를 가지고 있습니다. 역시나 Space 및 List 안에 Docs를 추가할 수 있으며 개별 페이지를 외부와 공유하는 것도 가능합니다. Notion과 같이 '/' 를 이용하여 다양한 단축어 기능을 사용할 수 있습니다. 하단의 이미지에서처럼 겉모습만 가지고는 Notion과 구분하기 힘들 정도죠. 이미 Notion에 익숙한 분들이라면 ClickUp에서 문서를 작성하는 일은 누워서 떡 먹기입니다.

Notion 데자뷰, ClickUp의 Docs...

강력한 이메일 연동

ClickUp의 강력한 기능 중 하나는 바로 업무 댓글 창에서 바로 이메일을 보낼 수 있다는 점입니다. 만약 고객과 관련된 업무를 처리 후 바로 고객에게 이메일을 보내야 한다면 일부러 이메일 함을 열 필요 없이 해당 업무의 댓글 창에서 바로 이메일을 전송하기만 하면 됩니다. 보낸 이메일에 회신이 오면 댓글 창에도 회신 내용이 바로 추가되어 업무와 이메일 간의 분리 없이 매우 직관적이고 편리하게 연동이 가능합니다.

이를 잘 활용하면 자체적으로 생성한 ClickUp 폼으로 고객 문의를 받고, 내부에서 해당 문의를 담당자에게 지정하여 전달한 뒤, 업무가 처리되면 댓글 창에 바로 고객에게 이메일을 전달하는 방식의 '외부 소통 프로세스'를 만들 수 있습니다. 고객지원, CRM 등에 매우 효과적으로 사용할 수 있을 것으로 생각됩니다.

댓글에서 바로 이메일을 보낼 수 있고 수신도 가능하다고? 대박!

화이트보드와 마인드 맵

다른 협업툴들도 대부분 칸반, 타임라인, 간트차트, 캘린더 View 등을 지원합니다. 그러나 마인드맵 또는 화이트보드를 자체적으로 담고 있는 협업툴은 ClickUp이 거의 유일합니다. 따라서 Miro, Figjam과 같은 외부의 다른 프로그램을 추가로 구매해서 사용하지 않아도 되어 추가 비용을 절약할 수 있습니다.

ClickUp 자체 마인드 맵!

ClickUp 자체 화이트보드! 이제 Miro 없어도 쌉가능이다!

자동화 기능까지... 없는게 없다

종합백화점 ClickUp에는 당연히도 자동화 기능도 준비되어 있습니다. 특정 조건에 따라 이메일을 자동으로 보내거나 상태를 변경하는 등의 여러 가지 자동화 옵션을 통해 반복되는 귀찮은 작업을 최소화할 수 있습니다. 정말 없는 게 없는 ClickUp입니다.

넘치는 자동화기능!

뷔페는 언제나 장단점이 있다

맛있게 차려진 뷔페는 언제나 우리를 설레게 합니다. 무엇을 먼저 먹을지 어떤 음식으로 배를 채울지 행복한 고민에 빠지기 때문이죠. 그러나 뷔페에는 장단점이 늘 존재합니다. 모든 맛을 느낄 수 있다는 장점과 동시에 너무 많은 음식 때문에 선택과 집중에 문제가 생기기도 하고 종류는 많지만, 개별 음식의 퀄리티가 떨어지는 경우도 있기 때문이죠.

사실 ClickUp 역시 비슷합니다. 정말 없는 게 없는 ClickUp이지만 너무 많은 기능들을 과연 모든 팀원이 100% 잘 활용할 수 있는지가 의문입니다. 기능이 많고 복잡할수록 그 사용 방법이 어렵게 느껴지기 때문입니다. 아무리 많은 기능도 결국 사용자가 잘 쓸 수 없다면 무용지물이 되고 맙니다.

또한 정말 많은 기능을 갖춘 ClickUp이지만 개별적인 기능들의 퀄리티는 다른 서비스에 비해 조금 떨어진다는 느낌이 듭니다. 예를 들면 문서의 경우 데스크탑 혹은 웹 버전에서는 Notion과 같은 훌륭한 UX와 기능을 갖추고 있지만, 모바일에서는 매우 심플하게만 표시됩니다. 기능적으로 차이도 크게 납니다. 모바일과 데스크탑 모두에서 비슷한 기능과 화면을 보여주는 Notion과는 대조적이죠. 또한 데스크탑 및 웹용 ClickUp에서도 중간중간 한글 버그 문제가 발생하거나 버벅거리는 현상이 종종 나타나는데요. 너무 많은 기능 때문인지 다소 무겁다는 인상을 지울 수 없습니다.

빠르게 진화한 ClickUp이 장점이지만 그만큼 아쉬운 부분도 눈에 띕니다. 그러나 뷔페를 먹기 전 나름의 퀄리티를 인정하고 먹는 순서를 잘 정하면 아주 맛있게 즐길 수 있듯이, ClickUp 역시 생산성 도구를 다루는 능력이 높은 멤버들이 어느 정도의 Rule을 만들어 적절히 잘 사용할 수 있다면 소소한 단점들 역시 잘 극복하고 사용할 수 있지 않나 생각합니다.

협업툴 하나로 통일하고 싶을 땐

우리회사 사람들이 이미 협업툴 사용에 익숙하고, 기존의 너무 많은 협업툴을 하나로 통일하고 싶다면 ClickUp이 좋은 대안이 될 것입니다. 또한 빠르게 진화하는 만큼 지금의 발견되는 일부 불편함도 앞으로 계속 개선되리라 기대하고 있습니다. 개인 사용자는 무료이니 개인 업무 관리 도구로도 꽤나 괜찮은 도구 입니다. 백문이 불여일견이니 개인 무료 버전부터 도전해보세요! 그리고 정말 많은 도구들을 ClickUp 하나로 통일할 수 있다면 비용을 많은 중복 비용을 줄일 수 있다는 것이 가장 큰 장점이 되어 줄 것입니다.

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