• Will/Skill 매트릭스 : 어떻게 팀원을 성장시킬까?
• 미팅이 너무 많아 일할 시간이 없나요? Clockwise

팀의 생산성에 가장 많은 영향을 미치는 것 중 하나가 바로 미팅입니다. 미팅은 적을수록 좋다고는 하지만 그렇다고 완전히 없애는 것은 불가능합니다. 왜냐하면 미팅을 통해 정보가 팀 전체에 제대로 공유되고 있는지 확인하고 때로는 중요한 의사결정을 함께 할 수 있기 때문입니다. 그뿐만 아니라 정기적 미팅을 통해 팀에 목표를 상기시켜 적당한 긴장감을 느끼도록 도와주기도 합니다. 그래서 효율적인 미팅을 만들기 위한 [사전회의록]을 강조하기도 했습니다.

• 미팅 효율을 2배로 높히는 사전회의록

다양한 미팅 중에서도 가장 중요하다고 생각하는 미팅 중 하나는 팀장과 팀원의 1:1 미팅입니다. 모두가 함께하는 미팅과는 다르게 1:1 미팅은 누군가의 눈치를 보지 않아도 되기 때문에 더 솔직하고 더 맞춤형 커뮤니케이션이 가능해집니다. 그래서 목표를 달성하기 위한 명확한 장애물들을 확인하고 이를 해결해 갈 수 있습니다.

• 팀을 성장시키는 1:1 미팅

그러나 문제는 미팅들이 많아질수록 스케줄 잡기가 너무 어렵다는 것입니다. 특히나 자율출퇴근이나 리모트워크 등으로 인해 서로 간의 일정 조율이 더욱 어려워졌습니다. 그뿐만 아니라 중요한 고객사 미팅 등이 생기는 경우 미리 정해놓은 팀 미팅이 조정되어야 하죠. 그러나 그때마다 스케줄을 다시 잡는 게 또 좀처럼 쉽지 않습니다. 이 때문에 부득이 미팅이 취소되는 일도 있는데요. 이런 현상이 반복되면 팀의 사기에 영향을 주기도 합니다.

반대로 요즘은 구글 및 아웃룩 캘린더를 통해 나의 일정이 팀원들과 공유되기 때문에 비어있는 스케줄을 손쉽게 확인할 수 있습니다. 최근 많은 회사에서는 비어있는 시간을 다른 사람이 미팅 스케줄을 잡을 수 있는 여유 시간으로 가정하는데요. 그래서 이 여유 시간에 나도 모르게 너무 많은 미팅이 생성되는 곤란한 경우가 발생하곤 합니다. 자칫 잘못하다가는 내가 일할 시간을 모두 팀원과의 미팅 시간으로 뺐게 되는 것이죠.

정말 미팅은 해결하기 쉽지 않은 난제처럼 보입니다. 이런 미팅 비효율성의 문제를 해결할 훌륭한 조율자가 있다면 얼마나 좋을까요?

우리 회사의 타임 매니저, Clockwise

Clockwise는 이러한 고민을 해결하기 위해 생겨난 서비스이며 위에서 고민한 대표적인 팀 미팅 문제 3가지를 해결하고 있습니다. (현재 Clockwise는 Google Workspace를 지원하고 있으며 Microsoft 365는 아직 지원되고 있지 않습니다.)

우선 첫 번째 기능은 Flexible Meetings입니다. 앞에서 설명해 드린 것처럼 정기적으로 발생하는 팀 미팅 또는 1:1 미팅은 그 나름대로 팀에게 정말 중요한 미팅이긴 하지만 외부 고객사 미팅 등이 있는 경우 우선순위에서 밀려나기에 십상입니다. 이 경우 팀원들과 다시 1:1 미팅 일정을 일일이 잡는 일이 여간 쉽지 않습니다. 그러나 Clockwise를 이용하면 이를 아주 간단히 해결할 수 있습니다.

Clockwise에서 꼭 정해진 시간에 진행하지 않아도 되는 내부 일정들을 Flexible Meeting으로 설정해둘 수 있습니다. 이때 상세 옵션을 설정하여 같은 날 비는 시간으로 이동할 것인지 혹은 원하는 날로 확장할 것인지 혹은 재조정이 가능한 시간을 미리 상세히 설정해 둘 수 있습니다. 그러면 Clockwise는 캘린더의 일정에 맞춰 미팅 참여자들이 가장 최적으로 활용할 수 있는 시간에 맞게 미팅 시간을 조정해 줍니다.