동시에 여러 일을 하는 시대입니다. 회사의 프로젝트뿐만 아니라 개인프로젝트, 사이드 프로젝트까지 기본 3개 이상의 프로젝트들이 동시에 진행됩니다. 그 외에도 동호회나 독서 모임까지 참여하다 보면 해야 할 일들이 정말 많습니다. 그래서 하고 싶은 것은 많은데 늘 시간이 부족한 여러분들을 위해 동시에 멀티 프로젝트를 관리하는 몇 가지 팁들을 이야기해보려고 합니다.

일론머스크는 어떻게 일할까?

전 세계의 성공한 많은 리더는 많은 것들을 동시에 잘 해치웁니다. 그중에서도 가장 놀라운 사람은 단연 일론 머스크입니다. 일론 머스크는 로켓을 만드는 SpaceX, 전기자동차를 만드는 Tesla뿐만 아니라 Open AI, Boring Neuralink 그리고 최근에는 Twitter까지 인수하여 운영하고 있습니다. 이 중 하나를 운영하는 것만으로도 엄청난데 어떻게 동시에 다양한 회사들을 운영할 수 있었을까요? 일론 머스크도 사용하는 그 방법은 바로 Timeboxing 입니다.

Timeboxing

타임박싱은 말 그대로 오늘 해야 하는 일을 캘린더 위에 올려놓는 것입니다. 그리고 올려놓은 할 일들을 로봇처럼 해치우기만 하면 되는 것이죠. 이렇게 하는 경우 두 가지 장점이 있는데요. 먼저 하루의 시간이 매우 짧다는 현실감각을 익힐 수 있고, 시간이 한정되어 있다면 그중 가장 중요한 일을 먼저 해야 한다는 것을 자연스럽게 깨닫게 됩니다. 덕분에 가장 현실적인 계획을 세울 수 있죠. 이렇게 세워진 계획은 빽빽하게 캘린더에 미리 적혀 있기 때문에 실행할 때는 생각 없이 집중해서 하나씩 처리하기만 하면 됩니다. (일론 머스크의 경우 5분 단위로 시간을 쪼개 할 일을 관리한다고 하네요) 이렇게 타임박싱이 유행하다 보니 Todoist, Akiflow, Sunsama, TickTick과 같은 할인 관리 도구들도 캘린더와 연동할 수 있는 기능을 제공하고 있으며 저는 그중 Akiflow를 가장 만족하며 사용 중입니다.

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각 프로젝트 별 목표와 역할을 부여하기

각각의 프로젝트마다 목표와 그 목표 달성을 위한 자신의 역할이 분명히 존재합니다. 하지만 실제로는 그 목표에 부합하지 않는 다른 일에 집중하거나 본인의 역할 외의 다른 일들까지 도맡아 하는 경우가 생기죠. 그러다 보니 일은 열심히 하지만 생각만큼 성과가 나오지 못하는 경우가 발생합니다. 이런 실수를 줄일 수 있는 좋은 방법이 있는데요. 노트에 각각의 프로젝트별 목표와 역할을 적어두는 것입니다. 그리고 그 프로젝트를 시작할 때마다 적어둔 목표와 역할을 읽고 시작하면 업무의 선택과 우선순위를 정하는 데 큰 도움이 됩니다.

과거 프랭클린 플래너에서는 컴퍼스를 통해 역할에 따른 목표를 매일 적어두고 매주 습관을 만들기를 하도록 제안하기도 했습니다. 이처럼 역할에 따라 목표를 정하는 방식도 좋고 저와 같이 프로젝트를 기준으로 목표와 역할을 적어두는 것도 좋습니다.

나는 한놈만 패!

여러 개의 프로젝트를 동시에 진행할 때 가장 많이 낭비되는 시간은 바로 스위칭 코스트(하나의 일에서 다른 일로 전환할 때 들어가는 시간과 에너지) 입니다. 다른 프로젝트로 전환될 때마다 기존 정보들을 리마인드하고 새로운 정보들도 추가로 습득해야 하기 때문입니다. 문제는 이 과정에서 시간과 에너지 사용이 발생한다는 점입니다.

이를 해결하는 가장 좋은 방법은 비슷한 종류의 프로젝트들을 한 번에 몰아서 처리하는 것입니다. 예를 들어 A 프로젝트는 오전에 B 프로젝트는 오후에 진행해도 좋고, 요일별로 집중할 프로젝트를 정하여 요일별 집중 모드를 변경하는 것도 좋은 방법입니다. 일론 머스크 역시 운영하는 여러 회사를 요일마다 하나씩 이동하며 업무를 진행하고 있다고 합니다.

추가로 역할 및 프로젝트에 따라 캘린더의 색을 구분해서 사용하는 것도 도움이 됩니다. 저의 경우 회사 업무는 파란색, 개인 업무는 빨간색, 가족은 주황색, 사이드 프로젝트는 초록색, 커뮤니티는 노란색으로 캘린더를 구분하여 사용하고 있는데요. 이 경우 매일 어떤 종류의 프로젝트와 일정이 많은지를 알 수 있고, 상황에 따라 한 종류로 묶어 스위칭 코스트를 최소한으로 관리할 수 있습니다.

또한 한 놈만 제대로 처리하기 위해 빼먹을 수 없는 도구가 바로 뽀모도로입니다. 뽀모도로를 이용해 타임박싱된 업무들을 하나씩 처리하다 보면 어느새 하루의 수많은 일들을 빠르게 해치워지는 것을 발견하게 됩니다. 지금 이 글 역시 뽀모도로의 째깍거리는 소리의 긴장감으로 빠르게 쓰이고 있는 것처럼 말이죠.

에너지 관리

동시에 여러 가지 프로젝트를 진행하는 것은 보통 어려운 일이 아닙니다. 스위칭 코스트뿐만 아니라 자이가르닉 효과에 따른 집중력 방해가 발생하기 때문이죠. 지금 하는 프로젝트 업무 중에 계속 다른 프로젝트 생각이 떠오르니까요. 결국 이 때문에 에너지가 쉽게 소진되고 맙니다. 문제는 에너지가 떨어지는 만큼 의지력도 함께 떨어진다는 점입니다. 최악의 경우엔 도미노처럼 현재 진행하고 있는 프로젝트들의 전체적인 품질에 영향을 미치기도 하죠. 이를 막기 위해서는 결국 에너지 관리가 정말 중요합니다.

에너지를 관리하는 가장 좋은 방법의 하나는 적절한 휴식입니다. 종일 쉬지 않고 여러 프로젝트를 처리하다 보면 며칠은 어떻게 버틸 수 있지만 결국엔 지치고 맙니다. 우리의 삶은 지속 가능해야 하니까요. 이를 해결하기 위해 제가 가장 좋아하는 방법은 역시나 뽀모도로를 잘 이용하는 것입니다. 특히 휴식 시간을 말이죠.

저는 일반적으로 25분간의 집중 5분 휴식 모드를 사용하는데요. 휴식 시간엔 그냥 눈을 감고 휴식을 취합니다. 물론 이때 유튜브를 시청하거나 인터넷 기사를 볼 수도 있겠지만 이러한 행동은 쉬는 시간에도 에너지를 소비하게 만들기 때문이죠. 게다가 이 경우 머릿속에서 이미 다른 정보가 들어왔기 때문에 다시 일로 돌아갈 때 스위칭 코스트가 발생합니다. 따라서 5분의 쉬는 시간에는 먼 산을 바라보거나 산책하며 편하게 쉬는 것이 좋습니다. 혹은 저와 같이 가만히 눈을 감고 있으면 다른 외부의 시각적 간섭을 차단할 뿐만 아니라 잠시 낮잠을 잔듯하여 에너지가 보충되는 것을 느낍니다.

반복되는 일을 해야 하는 경우 루틴을 만들어 두면 좋습니다. 반복 작업을 위한 리스트를 흔히 SOPs(Standard operating procedures)라고 하는데요. 이러한 리스트를 만들어 순서대로 처리하면 반복 작업의 실수를 줄일 수 있을 뿐 아니라 에너지도 사용도 크게 줄일 수 있습니다.