🥕126 - Done is Better Than Perfect!

당신의 생산성 근육을 키워주는 당근메일

2023. 2. 5.

당근메일

잘 안보이시나요?

당근메일 #126 | 2023년 2월 6일 - WEEK 6

Done is better than perfect!

진대연

'시작이 반'이라는 말은 참 유명합니다. 그만큼 사람들은 어떤 일의 시작을 가장 두려워하죠.

'내가 이 일을 잘 할 수 있을까?'
내가 이것을 할 수 있는 역량이 될까?'
'아직은 이 일을 시작 할 준비가 부족한건 아닐까?'

우리는 사실 그 일을 더 잘 해내고 싶은 마음에 그 일을 미루곤 합니다. 지금 하기 싫어서라기보다는 제대로 하고 싶어서 미루는 것이죠. 그렇게 머뭇거리고 망설이는 시간이 길어질 때마다 용기를 주기 위해 '시작이 반'이라는 한마디를 건네는 것이 아닐까요? 그런데 사실 반대로 시작은 했지만 끝내지 못하는 경우도 많습니다. 글을 쓸 때도, 영상을 만들 때도 새로운 기획으로 무엇인가 시도하려고 할 때마다 시작도 힘들지만 끝내기도 참 힘이 듭니다. 그래서 막상 일을 벌여놓고 끝내지 못한 일들이 산더미처럼 쌓여가죠. 이렇게 끝내는 것마저 어려웠던 경험은 다시 시작하는 일을 더 어렵게 만드는 악순환을 만듭니다.

우리는 모두 '완벽주의자'

이렇게 완벽하게 잘하고 싶은 마음은 누구에게나 있습니다. 어떤 일을 완벽하게 잘하고 싶다고 생각하다 보니 시작할 엄두도 나지 않습니다. 막상 시작해도 생각처럼 되지 않으니 속상하기도 합니다. 그래서 많은 사람이 유튜브 채널을 만들고, 블로그를 만들었지만, 영상과 글을 한두 개 올리고는 더 이상 업로드가 되지 않죠. 저 역시 브런치에 첫 글을 쓴 뒤 2년간 아무 글도 올라오지 않았으니까요. 역시나 좀 제대로 해보고 싶은 마음에 시작은 더욱 힘들어지고 맙니다.

프로젝트 결과물 만들기

그렇다면 완벽한 결과물을 내는 방법은 무엇일까요? 아이러니하게도 완벽하지 않은 결과물을 수없이 내놓는 것입니다. 그러나 결과물을 만들지 않는다면 우리는 더 나은 결과물을 만들 수 없게 됩니다. 왜냐하면 결과물이 있어야 누군가의 피드백을 받을 수 있기 때문이죠. 그래서 우리는 완벽한 결과물이 아닌 완성된 결과물을 낼 수 있어야 합니다.

마감일을 정하세요.

완벽함을 마음속에서 덜어낸다면 어떤 일을 완성하는 것은 조금 쉬운 일이 됩니다. 블로그도 좋고 유튜브 채널도 좋고 그 밖의 어떤 기획도 문제없습니다. 이제부터는 그 일을 완성하기만 하면 됩니다. 그러나 모든 일은 '마감일'이 있어야 완성됩니다. 그러나 보통 회사의 일에는 마감이 있지만 개인적인 일에는 마감이 없는 경우가 많은데요. 이럴 땐 스스로 마감일을 정해 사람들과 공유하면 됩니다. '매주 글을 쓰겠다.', '매주 영상을 올리겠다'와 같이 본인이 가지고 있는 블로그와 채널 등에 공지하여 사람들과의 약속을 정해두는 것만으로도 심리적 '마감일'이 설정되는 것이죠.

완벽한 결과물을 만들겠다는 부담을 내려놓고, 사람들과의 약속을 통해 마감일을 정한다면 결과물을 완성할 수 있습니다. 그동안 완성 자체가 힘들었던 스스로 꽤 큰 성공의 기쁨을 안겨주게 될 것이 분명합니다. 그리고 이렇게 만들어진 도파민은 다음번 결과물을 내는데 꽤 큰 동기부여가 되어 줄 것입니다.

공유하세요.

완성된 결과물은 반드시 누군가와 공유되어야 합니다. 블로그나 유튜브 채널 등과 같이 공개된 장소도 좋지만, 그것이 부끄럽다면 주변 사람들 혹은 스터디나 그룹을 만들어 공유하는 것도 좋은 방법입니다. 중요한 것은 반드시 공유되어 사람들로부터 피드백을 받을 수 있어야 한다는 것입니다. 우리는 완벽한 글이 아닌 완성된 글을 썼기 때문에 앞으로 더 좋은 결과물을 만들기 위한 성장이 필요합니다. 피드백 과정을 통해 이번 결과물은 어땠는지, 부족한 점은 무엇인지. 반대로 좋았던 점들은 어떤 것들인지 확인합니다.

이러한 피드백의 장점은 빠르게 학습할 수 있다는 점입니다. 물론 남에게 무조건 맞추는 글이나 영상을 만들어야 한다는 것이 아닙니다. 누구나 자신만의 방향이 있기 때문에 내 주관이 없이 남들이 원하는 대로만 결과물을 만들어내는 것은 거의 불가능합니다. 오히려 피드백을 통해 더 많은 사람을 만족시킬 방법에 대한 직관력을 쌓아가게 되는 것이죠. 공유된 채널을 통해 피드백을 받기 힘들다면 주변의 지인 또는 친구들과 공유하세요. 잠시의 부끄러움이 더 빠른 성장을 만듭니다.

정기적으로 하세요.

어쩌다 한 번씩 하는 것으로는 결과물을 발전시키기 어렵습니다. 게임도 하루아침에 실력이 늘지 않듯이 완성된 결과물을 내는 도전 역시 꾸준히 시도해야 더 빠르게 레벨업 할 수 있습니다. 그리고 이런 반복 과정 속에서 보상회로가 동작하고, 그 일을 즐겁게 반복하게 되는 것입니다.

가장 좋은 단위는 1주일이고, 최대 한 달 단위로 도전하는 것이 좋습니다. 이렇게 정기적인 결과물을 내게 되면 시작 에너지는 점점 줄어들고, 결과물을 바라보는 시각 또한 보다 객관적으로 변화됩니다. 독자나 시청자가 원하는 콘텐츠를 조금씩 이해하게 되는 것이죠. 물론 정기적인 피드백 과정이 있다는 전제하에서 말입니다.

연습 계정으로 시작하세요.

아무래도 처음부터 너무 힘을 주면 정기적으로 결과물을 만드는 게 부담이 될 수밖에 없습니다. 이럴 때는 편하게 시작할 수 있는 연습 계정으로 시작해보세요. 만약, 회사에서 새로운 시도를 하고 싶은데 조금 겁이 난다면 지인들과 함께 사이드 프로젝트를 통해 간접경험을 먼저 해볼 수도 있습니다. 이렇게 연습 계정 혹은 사이드 프로젝트를 통한 시도는 스타트업으로 따지면 일종의 MVP(Minimum Viable Product, 최소 실행 가능 제품)와도 같습니다. 일단 만들고 시도해보면서 프로젝트와 시장이 만나는 그사이의 감을 찾아가게 되는 것이죠.

출처: From Henrik Kniberg’s “ What is Scrum? ” presentation slides (pdf)

기간을 정하세요.

매주 혹은 매월 간격을 두고 결과물을 만들어간다고 하더라도 쉬어가고 점검하는 시간이 필요합니다. 마치 방송 프로그램에 개편이 있는 것과 같습니다. 그래서 자기만의 결과물을 만들어내는 프로젝트를 시작할 때는 이 프로젝트를 일단 얼마만큼 도전해볼 것인지 정해보면 좋습니다. 3개월 혹은 6개월과 같이 적당한 기간을 정하면 그때까지는 최대한 지치지 않고 달려갈 수 있으니까요.

완벽보다 완성이 낫다

완성의 과정을 반복하면 여러 이득을 얻게 되는데요. 먼저 완성을 반복함으로써 일을 성취한다는 자신감을 축적해 갈 수 있게 되죠. 이러한 자신감은 지금 하는 프로젝트뿐만 아니라 다른 프로젝트도 시도해보게 만드는 강한 동기부여가 됩니다. 두 번째로는 피드백에 강해지게 됩니다. 조금 안 좋은 피드백은 처음에 다소 받아들이기 어려울 수밖에 없습니다. 그러나 반복되는 피드백을 통해 멘탈도 강화되고 긍정적으로 피드백을 받아들이는 연습도 됩니다. 결국, 더 좋은 결과물을 만들어내는 훌륭한 장치가 되는 것이죠. 그리고 나 스스로 만든 피드백 장치이기에 더 견딜 만합니다. 마지막으로는 빠르게 학습하고 한다는 것입니다. 결과물을 내는 과정 자체가 사실 큰 학습입니다. 우리가 배운 지식을 진짜 내 것으로 만드는 가장 좋은 방법이 바로 결과물을 만드는 것이기 때문이죠. 그래서 결과물이 나오는 빈도가 잦을수록 우리의 학습 속도도 엄청나게 빨라지게 됩니다. 이렇게 빨라진 학습 속도는 동시에 더 많은 것들을 할 수 있도록 자신을 성장시켜줍니다.

이제 망설이지 말고 도전하세요. Done is better than perfect! 연습 계정으로 부담 없이 마감일을 정해 정기적으로 결과물을 공유하면 빠르게 학습하고 성장함을 느끼게 됩니다. 이와 함께 커지는 자신감은 덤이죠! 그리고 여러분의 도전을 Fansaastic 커뮤니티에도 자랑하고 함께 성장해요!

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Dropbox 자동화 폴더 활용하기

최환진

개인적으로 문서나 자료등의 보관과 백업을 위해서 Dropbox를 오래전부터 사용하고 있습니다. 초창기 클라우드 스토리지 서비스로 시작했지만, 현재는 개인과 기업의 자료관리 통합 기능과 제품들을 다수 지원하는 플랫폼 서비스 - 문서의 자료나 공유(Transfer), 서명 날인 문서 보관/관리(Sign, DocSend), 패스워드 관리(Password), 영상 및 오디오 녹화 및 저장 관리(Capture), PC나 노트북 설치형 자료나 문서 통합 검색 프로그램인 Command E 등 - 로 변신하고 있습니다. 이러한 변화 속에서 클라우드 스토리지 서비스의 기능들도 계속 추가되고 진화 중에 있는데요. 이 가운데에서 Dropbox 사용자로서 매우 기대되는 기능인 폴더 “자동화” 기능에 대해 이번 글을 통해 소개합니다.

Dropbox가 제공하는 폴더 자동화 기능은 별도 복잡한 프로그래밍의 절차 없이 폴더 단위로 저장되는 파일이나 문서에 대해서 지정된 기능(예를 들어, 이미지 변환, 워터마크 추가등)을 부여하고, 해당 기능 Dropbox의 서버 내에서 자동으로 수행한 후 해당 폴더에 처리 결과를 파일로 저장해 줍니다. PC나 노트북에서는 Mac OSX의 Automator나 Windows의 AutoHotKey와 같은 자동화 스크립트를 작성 프로그램을 사용하여 파일과 폴더의 동작을 자동화할 수 있는데요. 이러한 코딩 과정 없이 Dropbox에서는 폴더에 들어오는 파일의 분류(시간, 날짜기준), 간단한 파일 포맷 변환(PDF, 이미지 파일생성등)등이 가능합니다. Dropbox에서 제공하는 9가지의 자동화 유형과 지원 내용을 정리하면 다음과 같습니다.

파일의 분류 범주 선택

만든 날짜, 키워드 또는 기타 범주별로 파일 정렬

파일의 이름 변경 규칙 설정

폴더에 추가되는 파일명에 지정된 키워드나 단어를 추가하여 파일명 변경

파일을 찾고 정리할 수 있는 태그 선택

폴더에 추가되는 파일에 tags들을 복수개 추가 가능 (예) 파이썬, 데이타분석

파일을 PDF로 변환

폴더에 추가되는 파일의 사본을 PDF로 변환하여 저장

이미지를 변환할 파일 형식 선택

폴더에 추가되는 png파일의 이미지에 대해 jpg로 변환하여 저장

동영상을 변환할 파일 형식 선택

폴더에 추가되는 mov파일의 동영상을 mp4로 변환하여 저장

파일 압축 해제

폴더에 추가되는 zip파일을 자동으로 압축해제하여 저장

오디오 파일을 변환할 파일 형식 선택

폴더에 추가되는 wav파일을 mp3로 변환하여 저장

워터마크 파일

파일에 사전에 설정된 워터마크를 자동 추가

실제로 Dropbox가 제공하는 자동화 기능을 사용해 보겠습니다. 저는 Dropbox에 저장되는 파일을 년도별로 분류하고자 “파일의 분류 범주 선택”을 먼저 선택했습니다.

새로운 폴더인 "Workspace"가 생기고 자동화 폴더가 생성되었습니다. 이제 이 폴더에 파일을 저장하면 자동적으로 연도별 저장이 됩니다. 설정된 자동화 폴더의 옵션을 변경하고 싶다면, 상단의 “정리”메뉴를 선택하고 “자동화 수정”을 클릭하면 위의 분류 옵션 화면(월, 년 선택)이 표시됩니다. Workspace에 파일을 새로이 추가하니, 2023이라는 새로운 폴더가 생성되었고, 해당 파일이 저장되었습니다.

그런데, 위의 방식에는 활용상의 제약이 있습니다. 일단 Workspace 내에 파일이 저장되는 경우 자동화 규칙에 따라 연도별로 분류되어 저장이 됩니다. 만일, 년도에 따라 자동으로 월별로 하위 폴더를 생성하고 문서나 파일의 분류를 세분화하고 싶다면 한계가 있습니다. 다행히도 Dropbox에는 이러한 계층적 구조형태의 자동화 폴더 설정과 활용 기능이 지원됩니다. Dropbox의 “다중 파일 정리” 메뉴를 통해 사용자 지정 필터, 기간별로 그룹화, 사용하지 않은 콘텐츠를 자동으로 분류하는 기능들을 추가적으로 적용할 수 있습니다.

저는 저장 파일의 연도별, 년도내 월별 분류 저장을 하고 싶어서 “다중 파일 정리” 메뉴항목 중에서 “기간”을 선택하여 그룹 분류기준을 변경해 보기로 했습니다. 아래의 그림과 같이 그룹 분류 기준을 다양한 형식으로 하위폴더 생성이 가능해서 좋네요. 설정 항목들을 확정하면, “규칙 미리 보기”기능이 있어 어떻게 폴더들이 계층화되는지 미리 확인해 볼 수 있습니다.

실제 설정된 폴더 규칙에 따라 Dropbox 내 자동으로 폴더들(YYYY, YYYY-MM)이 생성되고 해당 파일이 하위 폴더에 위치하게 됩니다. 이제 Workspace 폴더에 파일을 저장하면 자동으로 연도별 월단위의 폴더로 이동이 되어 자료나 문서를 찾아보기 훨씬 수훨할 것 같네요.

또 다른 예시로, ppt파일을 폴더에 저장하면 자동으로 PDF로 변환하는 자동화 폴더 설정에 대해 알아보겠습니다. 자동화 폴더를 생성하고, 해당 폴더에 저장될 파일의 유형을 설정합니다(다양한 포맷들을 지원하고 있어서 필요한 문서 파일 포맷만 선택 가능합니다). Dropbox의 DocSend에 대한 소개 자료(pptx 포맷)를 Doc2 PDF 자동화 폴더에 업로드하니, 동일 파일명의 pdf가 자동으로 생성되었네요.

Dropbox에서 기본으로 제공되는 PDF 뷰어를 통해 PDF파일의 내용을 확인할 수 있습니다. PDF 파일에 대한 간단한 수정이나 변경도 Dropbox의 PDF “수정” 기능을 통해 가능합니다. 상단의 “수정”을 클릭하면, 아래와 같이 PDF 편집 화면이 표시되며, 페이지 회전, 이동, 하이라이트, 텍스트 추가, PDF 병합등의 작업도 가능합니다.

Dropbox의 자동화 폴더의 기능들 중에서 간략히 2가지 내용들에 대해서 살펴보왔습니다. 다른 기능들은 필요에 따라 편리하게 설정하여 사용하시면 좋을 것 같네요. 현재는 외부 애플리케이션들과의 연동 기능이 자동화 폴더에서 지원되지 않지만, 향후 기능이 확장되어 Zaiper나 Maker(Integromat)와 같은 프로그램의 기능들이 추가된다면 Dropbox기반의 문서나 자료, 데이터 관리의 자동화 수준이 한층 더 고도화될 수 있지 않을까 싶네요. 앞으로 좀 더 다양한 SaaS 서비스들 내에서 자체적으로 지원하는 자동화 기능들이 많아진다면, 많은 SaaS 서비스를 사용하고 있는 사용자로서 제품과 서비스에 대한 사용성도 높아지고, 무엇보다 관리와 활용의 편의성도 커질 것 같아서 기대됩니다.

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