🥕145 - 업무를 더 쉽게 하는 방법!

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2023. 7. 2.

당근메일

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당근메일 #145 | 2023년 7월 2일 - WEEK 27

[북리뷰] 일타 사수의 업무력 노트

최환진

🤖 GPT 3줄 요약

일타 사수의 업무력 노트는 일을 잘하는 방법을 알고 싶어하는 이들에게 큰 도움이 되며, 기획, 업무 속도, 소통, 업무 기술, 인간관계 등 다양한 주제를 다룹니다.
직장 내에서 적절한 업무 계획 수립과 꾸준한 업무 기술 습득, 그리고 인간관계 극복을 통해 일의 성과와 효율을 높이는 방법을 소개합니다.
이 책은 실무적인 조언과 현실적인 대안을 제시하여 업무를 개선하고 성과를 도출하는 데 큰 도움이 됩니다.

일이나 업무에서 자신이 맡은 일들을 잘 해내고 싶은 니즈는 누구에게나 있습니다. 잘할 수 있고 멋진 결과를 만들어 낼 수 있음에도 불구하고 무엇을 어디서부터 어떻게 해야 할지 잘 몰라서 어려움을 겪거나 힘든 상황을 맞이하는 경우가 있는데요. 오늘 소개할 “일타 사수의 업무력 노트”가 일잘러가 되기 위해 무엇부터 해야 할지 그 방법을 찾는 분들에게 큰 도움이 될 것 같네요. 책을 읽으면서 저 역시도 무릎을 치는 일들이 많았네요. 직장이나 일 하는 과정에서 부딪힐 수 있는 공감되는 이야기도 많았고, 무엇보다 문제를 해결하는 방법도 친절히 소개하고 있어 일을 처음 배워야 하거나 업무의 생산성을 높이는데 관심 있는 분들이라면 이 책을 우선 추천하고 싶습니다.

책은 크게 5가지 파트 - 기획, 업무 속도, 소통, 업무 기술, 인간관계 - 로 구성되어 있으며, 업무와 일에서 부딪힐 수 있는 다양한 상황들과 그 상황을 극복하기 위한 방안들을 선배가 후배에게 이야기하듯 자연스럽게 이야기하고 있습니다. 책의 주요 파트별로 도움이 되었던 내용들을 정리하면 다음과 같습니다.

업무에도 기획이 필요하다

회사에서 일을 맡아서 수행해야 하는 경우, 처음에는 상사나 상위자의 지시에 따라 단순히 일을 처리하는 것이 일반적입니다. 그러나 몇 번의 경험을 통해 일의 의미, 가치, 필요성에 대해 고민하게 됩니다. 이때가 자신만의 작업 방식을 구축하여 일의 속도와 성과를 높이기 위한 좋은 기회입니다. 주어진 일에는 다양한 요소가 결합되어 있습니다. 처음에는 이러한 요소들이 명확하게 보이지 않아 상사의 지시에 따라 단순히 일을 처리하는 과정으로 진행됩니다. 그러나 일을 반복하면서 일의 주체, 흐름, 처리 방식 등이 보이게 됩니다. 이 단계에서 자신이 일을 받아들이고 처리하는 자세와 방식을 잘 갖추면 앞으로 일이 더 원활하게 진행될 수 있습니다. 책에서는 "일의 결과가 도달될 목적지"(최종적으로 누가 일을 평가할 것인가?), "일의 영향 범위"(일이 완료되면 어떤 부서나 팀에 어떤 영향을 미칠 것인가?), "지시한 사람과의 소통 방식"(지시자의 생각을 명확히 이해하고 피드백을 받는 등), 그리고 "일의 본질 이해"(일이란 문제 해결을 위한 것으로 회사에서 일어나는 문제를 파악하는 사고)를 통해 일의 성과와 효율을 높일 수 있다고 설명합니다. 결국, 일을 받아 수행하기 전에 일의 특성과 연관된 사항들을 잘 정의하고 자신만의 문제 해결 방식을 효과적으로 결합하는 방안을 모색하는 것이 일을 잘하는 지름길이 아닐까 생각되네요.

자신만의 속도로 일해야 탈나지 않는다

일이나 업무에서 자신의 작업 속도를 인식하고 인지하는 것은 매우 중요합니다. 일의 속도가 빠르거나 느리다는 개인의 기준은 일의 성과에 큰 영향을 미칩니다. 일이 예상보다 빠르다면 중요한 부분이 누락되었거나 처리 과정에서 문제가 발생할 수 있으며, 너무 느리다면 내부적인 문제나 잘못된 일정 계획이 있을 수 있습니다. 팀 단위의 프로젝트나 업무에서는 개인의 작업 속도뿐만 아니라 팀 전체의 속도도 중요합니다. 팀원들이 각자의 속도에 맞춰 일을 진행하고 업무를 수행할 수 있도록 함께 노력하는 것이 필요합니다. 단지 개인의 빠른 작업 속도만으로는 일의 성과와 효율을 높일 수 없다는 점을 인식해야 합니다. 일의 속도를 제어하기 위해서는 기준이 필요한데, 그것이 바로 "계획"입니다. 책에서는 일을 잘하는 사람들의 공통점으로 "업무 계획"을 언급하고 있습니다. 개인은 자신의 작업 속도에 맞는 "업무 계획"을 수립하고 정해진 일정에 따라 작업을 완료하여 자신만의 기준에 맞춘 작업 속도를 유지하는 것이 좋습니다. 팀원들과 함께 작업하는 경우에는 팀 리더와 업무 계획을 조율하여 팀 전체의 성과에 기여할 수 있도록 작업 속도를 조절하는 것도 매우 중요합니다. 여러 팀원들의 다양한 작업 속도를 조율하는 일은 혼자서 해낼 수 있는 것이 아니며, 모두의 노력, 관심, 참여가 필요합니다.

하고 싶은 말을 하면서 일하려면 소통 스킬이 필요하다

책에서는 상사와의 소통과 보고 방식에 대해 여러 가지 예시를 통해 방법들을 소개하고 있는데요. 실무적 관점에서 매우 유용할 것 같습니다. 상사의 지시가 명확하지 않다면, 직원입장에서 어떤 산출물을 만들어 보고하거나 이야기해야 할지 난감할 수밖에 없죠. 이런 점에서 직원 입장에서는 상사의 내심 의도와 원하는 결과물의 내용과 형태를 가능한 많이 알아내는 것이 좋습니다. 결국, 질문이나 자신이 이해한 내용의 전달을 통해 상사의 본심을 알아내는 시도가 유효합니다. 보고의 경우에도 시간이 부족한 상사입장에서 생각해 볼 필요가 있는데요. 책에서는 “두괄식”을 통해 결론을 먼저 이야기하는 방식의 유효함을 설명하고 있습니다. “결론-이유-사례”순으로 전달을 하면, 빠르게 내용 이해와 공감이 이루어질 수 있을 것 같네요. 이와 함께, 책에서는 “답하지 못하는 상황(내용을 모르거나 상황 파악이 되지 않은 상황에서의 질문)”에 직면할 때 “모르겠는데요?”라는 답변을 해야 하는 경우 그 대처법도 소개하고 있는데요. 알지 못하면 모른다고 말하고, 조금이라도 알고 있다면 아는 범위에서 이야기하고, 전혀 모른다면 질문의 요지와 배경 이해에 집중해야 한다고 합니다. ‘모르겠다’는 답변으로 상대방이 당황하지 않도록 내가 답을 찾는 동안 상대방이 안심할 수 있게 초기 대응을 잘해야 한다는 책의 내용이 마음에 와닿네요.

헛수고 하지 않으려면, 평소 업무 기술을 갈고 연마하자

일을 빠르게 처리하기 위한 효과적인 방법 중 하나는 과거의 자료와 경험을 활용하는 것입니다. 이전에 비슷하거나 유사한 일을 수행한 경험이 있다면, 관련 자료나 데이터를 사용하거나 활용하는 것이 빠른 결과물 도출에 큰 도움이 됩니다. 이 방법 외에도, 상사의 생각과 의도를 이해하고 일치시키는 것이 일의 속도를 높이고 초점을 맞춘 결과물을 얻는 데 큰 도움이 됩니다. 이를 위해 책에서는 "상사를 한 배에 태우기" 방법을 소개하고 있습니다. 이 방법은 3 단계로 구성됩니다. 첫 번째 단계에서는 빠른 시일 내에 상사의 머릿속 그림을 확인하고, 개인의 생각을 담은 스케치나 아이디어를 제시합니다. 두 번째 단계에서는 상사와 중간 점검을 통해 개인이 생각한 산출물이 상사의 의도와 일치하는지 확인합니다. 마지막으로 세 번째 단계에서는 결과물을 상사에게 설명하면서 추가적인 고민이 있었던 부분이나 보완점을 언급하고 상사로부터 피드백을 받아 완성합니다. 이 과정에서 개인적으로 다양한 업무 기술과 지식, 역량이 필요한데요. 각 단계마다 필요한 기술들을 찾고, 스스로 연마하는 노력이 지속되어야 합니다.

직장 내 인관관계는 언제나 힘들다. 버티면서 성장하자

직장도 하나의 작은 사회이기 때문에 상사, 사수, 동료와의 인간관계에서 충돌이 발생할 수 있습니다. 책에서는 다양한 이유들로 인해 직장 내에서 인간관계의 어려움을 겪는 상황들과 원인, 해결방안들을 소개하고 있는데요. 책을 읽다가 “직장 내 포지셔닝”과 “보람 모멘트 찾기”라는 키워드에 관심이 생겼습니다. 생각해 보면, 회사 내에서 여러 가지 일들을 하면서 소방수 역할을 했지만 평가를 제대로 받지 못하는 경우도 있고, 일을 많이 하지 않지만 좋은 평가를 받는 경우도 있는데요. 저자는 직장 내에서 좋은 평가를 받거나 인정받기 위해서는 회사가 가치를 두는 일을 하는 것이 필요하다고 강조합니다. 회사 내 성과의 기여분에 대해 개인 평가가 이루어지는 만큼, 자신의 잘하는 일로 의미 있는 기여와 좋은 결과로 동료 직원들과 경영층의 인정을 받는 일이 스스로 직장에서 좋은 포지션을 구축하는 빠른 길이 아닐까 생각합니다. 또한, 직장에 계속해서 머물고 싶은 동기 부여도 필요합니다. 책에서는 "보람 모멘트"라는 용어를 사용하여 일을 하면서 느끼는 찰나의 강한 보람과 뿌듯함을 강조하고 있습니다. 힘든 인간관계 속에서도 스스로를 버텨내는 힘은 일의 성과와 그 일을 성취한 자신에 대한 뿌듯함에서 비롯될 수 있습니다. 직장 생활 속에서 "보람 모멘트"를 많이 찾아내는 것이 필요하며, 그 과정을 통해 직장 내에서 겪게 되는 어려움이나 힘듬도 어느 정도 극복할 수 있을 것 같네요.

위에서 설명한 내용 외에도 이 책에는 실무에서 큰 도움이 되는 다른 내용들이 많이 담겨 있습니다. 만약 주변에 일을 잘 가르쳐줄 사람이 없다면, 이 책을 업무 조언자이자 사수로 활용해 볼 수도 있습니다. 책을 읽으면서 현실적인 조언과 대안을 찾을 수 있고, 자신의 일과 업무에서 성과를 저해하는 요인들을 파악하고 해결하는 방법을 빠르게 찾아 실천하는 데 큰 도움이 될 것 같네요.