🥕155 - 미팅에 매몰된 리더들을 위한 인공지능 스케쥴 관리

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2023. 9. 10.

당근메일

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당근메일 #155 | 2023년 9월 11일 - WEEK 37

미팅에 매몰된 리더들을 위한 인공지능 스케쥴 관리

진대연

외부 미팅이 많은 저에게는 두 가지 고민이 있습니다. 하나는 약속 일정을 정하는 일이고, 또 하나는 너무 많은 일정 속에서 일할 시간을 확보하는 일이죠. 이 두 가지를 위해 많은 도움을 얻고 있는 두 가지 도구를 소개해드리려 합니다.

A: 언제 시간이 가능하신가요?
B: 저는 언제, 언제가 가능합니다.
A: 아쉽게도 언제, 언제는 제가 시간이 어려운데 또 다른 이 시간은 어떠신가요?
B: 그 시간은 저도 일정이 있어서 혹시 그럼 다음주 이 시간은 어떠신가요?
A: 아! 네 좋습니다. 그럼 그때 뵙겠습니다.

외부 일정 하나를 잡는 데도 여러 번의 메시지를 주고 받아야 합니다. 만약 이메일로 소통하는 경우라면 일정을 잡는 데 며칠이 걸리기도 하죠. 사실 가장 좋은 방법은 제가 가능한 모든 시간을 상대방에게 제공하여 그 중에서 선택하게 하는 것이 가장 좋은데요. 저는 이를 위해 '되는 시간'을 주로 사용하고 있습니다.

사실 '되는 시간'에 대한 소개는 이전에도 한 적이 있는데요. 오늘은 기존에 설명 드리지 않은 몇 가지 추가 팁을 소개해드리려고 합니다. 사실 처음에는 '되는 시간' 링크를 약속을 잡는 상대방에게 직접 전달드리곤 했는데요. 스케줄 잡기 솔루션에 아직 익숙하지 않은 분들에게는 다소 사무적으로 느껴지는 경우가 있더군요. 그래서 저는 조금 메시지를 바꿔 다음과 같이 전달드리곤 합니다.

"안녕하세요. 다음 주 중에 가능한 일정으로는 언제, 언제가 가능합니다. 해당 일정을 포함하여 일정을 쉽게 잡으실 수 있는 스케줄 링크를 전달드립니다. 편하신 시간으로 선택해주시면 바로 일정을 잡으실 수 있어요."

위와 같이 메시지를 전달하면 많은 분들이 신기해하면서도 사무적이지 않게 스케줄러 링크를 전달받을 수 있죠. 하지만 '되는 시간'을 설정할 때 추가 설정을 잘 세팅하면 하루가 미팅으로 매몰되지 않도록 여유를 만드실 수 있습니다.

앞뒤 여유 시간 설정

효율적인 미팅이 되기 위해서는 미팅 전과 후가 정말 중요합니다. 해당 미팅에 참여하는 목적과 예상 액션 리스트를 분명히 해야 미팅을 주도적으로 이끌어갈 수 있기 때문입니다. 그래서 미팅과 미팅을 연속적으로 잡아가기보다는 앞뒤 여유 시간을 설정해두시는 것을 권장드립니다. 저는 오프라인 미팅의 경우 1시간의 여유를 잡는 편이며, 온라인 미팅의 경우 30분 정도의 여유를 잡아두곤 합니다. 특히 오프라인 미팅의 경우 이동 시간을 고려해야 하기 때문에 본인에게 맞는 적절한 여유 시간을 설정해두시면 좋습니다.

미팅 랩업은 미팅이 끝나자마자 해야 합니다. 미팅 직후에는 마치 모두 기억하고 있을 것 같은 기분이 들지만 사실 그것은 대단한 착각 중 하나입니다. 미팅이 끝나자마자 정리된 회의록을 미팅 참여자에게 전달하는 것만큼이나 큰 신뢰를 주는 것도 없습니다.

준비 시간, 예약 횟수 등 추가 설정

이외에도 '되는 시간'에는 [추가 설정] 항목이 있습니다. 저는 갑작스런 미팅을 좋아하지 않는 편인데요. 이를 위해서 준비 시간을 36시간 이후부터 예약이 가능하도록 세팅을 해두는 편입니다. 최소한 이틀 정도 이후의 미팅이 있어야 너무 당황스럽지 않기 때문입니다.

또한, 하루의 외부 미팅의 수를 제한하기 위해 최대 예약 횟수를 세팅하는 것도 좋은 방법입니다. 미팅을 많이하는 것도 중요하지만 양질의 미팅과 미팅 팔로업을 위한 일하는 시간도 중요하기 때문이죠. 이처럼 [추가 설정] 부분을 디테일하게 세팅해두면 너무 빡빡하지 않게 적당히 내 시간을 확보하면서도 미팅 일정을 잡을 수 있습니다. 물론 부담 없는 지인, 친구, 동료 등과의 미팅 일정은 조금은 다른 옵션으로 스케줄러를 만들어두어도 좋습니다.

어떤 일을 하려면 그 일을 할 시간을 확보해야 합니다.

언제나 물리적인 시간은 제한적이기 때문에 자연스럽게 우선순위가 필요하게 되는 것이죠. 그러나 미팅이 너무 많아져 버리면 결국 진짜 해야 할 일들을 할 시간을 확보하기 어려워집니다. 또한, 미팅을 모두 마친 저녁 시간에 일을 시작하게 되면 에너지가 너무 소모되어 일의 능률이 낮아지게 됩니다. 따라서 미리 에너지가 높을 때 중요한 일을 먼저 끝내 두어야 합니다.

그래서 저는 가급적 오전 미팅은 잡지 않는 편입니다. 오전에는 중요한 업무를 먼저 끝내기 위해 노력합니다. 그래야 오후의 미팅도 보다 상쾌하게 참여할 수 있게 됩니다. 그러나 현실은 그렇게 녹록하지 않습니다. 중요한 미팅이라 어쩔 수 없이 오전부터 미팅을 해야 할 때도 종종 있고, 하다 보니 종종 일할 시간이 너무 부족해진다는 것이죠. 그러다 보면 중요하지만 급하지 않은 업무들은 자기 자신도 모르게 계속 미뤄지게 됩니다.

저 역시 최근 정말 많은 미팅과 외부 일정으로 인해 일할 시간을 확보하는 데 어려움이 있었습니다. 어쩔 수 없이 야근을 하게 되지만 야근은 앞서 설명한 것처럼 능률을 높이지 못합니다. 잠이 줄어들면 체력이 떨어지고, 떨어진 체력은 제 의지력을 갉아먹게 됩니다. 이러한 악순환을 끊기 위해서는 다른 사람이 제 시간을 사용하지 않도록 미리 저의 집중 업무 시간을 확보하는 것이 중요했습니다. 그리고 Clockwise는 이를 위한 저의 훌륭한 비서가 되어 주었습니다.

Clockwise 역시 기존에 당근메일에서 한 번 다룬 적이 있는데요. 오늘은 특히 Focus Time 기능에 대해 소개해드리려 합니다.

처음 Clockwise를 소개할 때는 팀을 위한 미팅 관리 도구로 주로 설명을 드렸습니다. 그러나 사실 바쁜 리더들이 혼자 사용하기에도 정말 좋은 도구입니다. 특히 제가 가장 사랑하는 기능은 바로 Focus Time 기능입니다. 팀의 리드를 맡고 있다면 일을 매니징 하는 것뿐만 아니라, 이 일을 제대로 하기 위한 생각할 시간이 절대적으로 필요합니다. 이 시간을 통해 어려운 문제를 해결하거나 일을 더 제대로 하기 위한 방법들을 발견하고 개선할 수 있기 때문입니다. 무작정 앞으로만 달려가다 보면 바쁘지만 효율을 내지 못하는 상태가 반복되고 말죠.

Clockwise의 Focus Time 기능을 이용하면 Clockwise는 인공지능 비서가 되어 저의 생각할 시간 혹은 집중 업무 시간을 자동으로 확보해줍니다. 위의 옵션과 같이 일주일에 필요한 집중 업무 시간을 미리 정하고, 오전, 오후 또는 아무 때나 집중 업무 시간으로 확보하고 싶은 시간대를 미리 설정하면 Clockwise는 저의 3주간의 스케줄을 미리 확인 후 해당 시간을 미리 집중할 수 있는 시간으로 확보해 줍니다.

Clockwise 는 빡빡했던 일주일 스케쥴에 생각이 숨 쉴 공간을 만들어준다.

'되는 시간' 스케줄러를 통해 일주일이 시작하기도 전에 이미 미팅으로 꽉 찬 한 주를 마주하는 경우가 종종 있는데요. (간혹 숨이 막히기도 합니다만) 다행히 Clockwise의 Focus Time 기능 덕분에 이제는 집중해서 일할 수 있는 저만의 시간도 미리 확보해둘 수 있게 되었습니다. 이제는 정말 없어서는 안 되는 저의 소중한 스케줄 인공지능 비서입니다.

때로는 너무 많은 외부 일정으로 내부 소통에 소홀해지는 경우도 발생하는데요. 최근 Focus Time 시간을 더 늘려두어 Focus Time 중 일부를 팀과의 내부 소통을 위한 시간으로 확보해두었습니다. 다양한 인공지능 도구들을 사용해보고 있지만 Clockwise는 그 중 진짜 비서 같은 느낌을 주는 도구입니다.

이 외에도 연속적인 미팅 후에 자동으로 휴식 시간을 만들어주는 Meeting Break, 점심시간을 확보해주는 Lunch 기능, 개인 캘린더의 일정을 회사 캘린더에 비공개로 표시하여 Time Block을 해주는 기능, 회사 주소를 미리 설정하여 다음 미팅에 필요한 이동 시간을 미리 확보해주는 Travel Time 기능 등 진짜 인공지능 스케줄 비서와 같이 꼼꼼히 챙겨줍니다.

Slack과 연동해두면 매일 하루의 일정을 알려주는데요. 뿐만 아니라 겹치는 일정에 대한 경고 메시지를 전달하거나 Focus Time이 너무 부족하니 미팅을 취소하는 것을 제안하기도 합니다. Clockwise 덕분에 기존에 비해 조금 더 여유 있게 내 일에 집중할 수 있게 되었습니다. (이러한 다양한 옵션 기능은 Clockwise의 유료 플랜에 포함되어 있습니다.)

'되는 시간' x Clockwise: 진짜 스케줄 비서

'되는 시간'과 Clockwise, 이제 이 두 가지 도구만 있으면 더 이상 진짜 비서가 부럽지 않습니다. 만약 Asana를 업무 관리 도구로 사용하고 계신다면 Clockwise와 연동해보세요. 내가 해야 하는 일들을 자동으로 스케줄 위에 올려주어 언제 그 일을 해야 하는지까지 알려줍니다. 정말 끝내주지 않나요?