진대연

거절, 가장 하기 어려운 말

이런 상황에서 우리는 딜레마에 빠지게 됩니다. 거절을 해야 할지, 아니면 요청을 수락해야 할지 말이죠. 특히 거절은 때로 냉정하고 이기적인 행동으로 비춰질 수 있어 선뜻 행동에 옮기기가 쉽지 않습니다. 그렇다고 매번 요청을 받아들이기만 해서는 정작 내 일을 제때 마무리 짓기 어려워지죠. 게다가 일부 동료들은 자신의 일임에도 불구하고 늘 도움만 요청하는 '얌체' 같은 행동을 보일때도 있습니다.

거절, 왜 필요할까?

우리는 왜 때때로 거절이 필요할까요? 가장 큰 이유는 바로 우리의 목표를 달성하기 위해서입니다. 업무에는 늘 우선순위가 있기 마련이죠. 모든 요청을 다 받아들이다 보면 정작 중요한 일에 집중할 시간과 에너지가 부족해집니다. 그래서 때로는 거절을 통해 내 일에 더 매진할 수 있는 환경을 만드는 것이 필요하죠.

또 다른 이유는 거절은 오히려 더 좋은 관계를 만들 수 있습니다. 무리한 요청을 받아들이면 결국 기한을 맞추지 못하거나 성과의 질이 떨어질 수밖에 없죠. 이는 오히려 상대방의 신뢰를 잃는 결과로 이어지고 맙니다. 반면 정중하지만 단호하게 거절함으로써 내 역량의 한계를 솔직히 인정하고, 도움이 필요한 시점에 다시 요청할 수 있는 관계를 만들어 갈 수 있습니다

거절, 어떻게 하는게 가장 좋을까?

하지만 그렇다고 다른 사람의 요청에 매번 거절만 한다면 우리는 냉소적이고 비협조적인 사람으로 낙인찍힐 수 있습니다. 그렇다면 우리는 어떻게 해야 할까요? 이 때 우리는 바로 '거절의 기술'이 필요합니다. 거절의 기술이란, 단순히 거절을 잘하는 것이 아닙니다. 상황에 맞는 현명한 거절을 통해 업무 효율성과 대인관계라는 두 마리 토끼를 모두 잡는 것이죠.

거절의 3단계 전략

• 1단계: 요청의 필요성 파악하기 먼저 불필요한 요청인지 꼭 필요한 요청인지를 파악하는 것이 중요합니다. 예를 들어 단순 정보 공유 차원의 회의 요청이라면 이메일이나 메신저로 충분히 해결할 수 있습니다. "이번 회의 안건은 이메일로 공유해 주시면 제가 따로 피드백 드리겠습니다"라고 제안하는 거죠. 만약 내가 회의의 적임자가 아니라면 "이 주제에 대해서는 ○○팀의 △△님이 더 전문가시니 그분과 논의하시는 게 좋겠습니다"라고 정중하게 거절할 수 있습니다.
• 2단계: 구체적인 이유와 대안 제시하기 거절을 할 때는 모호하게 "바쁩니다"라고만 말할 게 아니라, 구체적인 이유를 설명하고 대안을 제시하는 것이 좋습니다. "이번 주 가장 중요한 OOO업무에 대한 마감이 얼마 남지 않아 이 업무에 집중하고 있습니다. 요청하신 업무를 진행하려면 부득이 현재 업무가 미뤄질 수 밖에 없을 것 같아요. 만약 급하신 업무라면 팀장님을 통해 지금 OOO업무 대신 요청해주신 업무를 먼저 처리해도 될지 문의드려볼까요?" 이렇게 말하면 상대방도 내 상황을 이해하고 수긍하게 되죠.
• 3단계: 경계 설정과 유연한 태도의 균형 잡기 너무 많은 미팅 요청과 업무 요청이 반복되고 있다면 미리 캘린더에 집중 업무 시간을 미리 블록해 두는 것도 좋은 방법입니다. 이 시간만큼은 절대 미팅을 잡지 않는다는 원칙을 세우는 거죠.

물론 너무 딱딱하게 굴 필요는 없습니다. 내 업무 특성상 정말 중요한 회의라면 참석을 고려해 볼 수도 있습니다. 상황에 맞게 유연하게 대처하되, 가급적 집중해야 할 일에 방해가 되지 않도록 조율하는 것이 핵심입니다.

모두의 집중 업무 시간을 위한 조직 문화

거절은 개인의 역량만으로 완성되기 어렵습니다. 조직 전체가 불필요한 회의와 보고, 강압적인 요청을 지양하고 서로의 시간을 존중하려 노력해야 합니다. 만약 지금의 조직문화가 비효율적이라고 느껴진다면 우리 모두가 변화의 주체가 되어야 합니다.

우리는 적극적으로 의견을 개진하고 더 나은 방식을 제안할 수 있습니다. 매주 월요일마다 전체 회의를 하는 게 필요할까요? 정기 회의 시간을 단축하면 어떨까요? 마라톤 회의라면 1시간 타이머를 맞춰보면 어떨가요? 이처럼 우리 팀에 맞는 소통 방식을 함께 고민해 보는 겁니다. 그래서 우리 회사의 미팅 문화와 서로간의 업무 요청이 우리의 전체 생산성에 어떤 영향을 미치는지에 대해 지속적인 대화가 필요합니다.

물론 상황에 따라 거절이 최선은 아닐 수 있습니다. 팀워크가 중요한 프로젝트라면 치열하게 토론하고 회의를 진행해야 할때가 필요할지도 모릅니다. 중요한 것은 언제나 상황과 맥락을 고려하여, 상대방의 입장에서 소통하려 노력하는 자세입니다. 특히나 팀의 리더는 구성원 모두가 자신의 에너지를 효율적으로 쓸 수 있도록 돕고, 동료들과 건강한 긴장 관계를 유지하며, 조직에 긍정적인 변화를 불어넣을 수 있어야 합니다.

나만의 '거절의 기술' 찾기

1. 자신에게 맞는 거절 방식 찾기: 단호한 말투가 어렵다면 부드럽지만 분명한 어조로 연습해 봅니다. 이유를 설명하기가 쑥스럽다면 이메일이나 메신저로 먼저 전달해 보는 것도 좋겠죠.

2. 시간 관리의 중요성 인지하기: 캘린더 관리가 취약하다면 집중 업무 시간부터 확실히 지켜봅니다.

3. 거절의 상황 미리 연습하기: 상대방에게 공감하지만 어쩔 수 없는 구체적인 이유로 웃으면서 거절하는 능력 역시 연습을 통해 좋아질 수 있습니다.

처음에는 다소 어색할 수 있습니다. 하지만 이내 내 삶과 일에 대한 통제력을 되찾게 될 것입니다. 그리고 결국 좋은 거절은 오히려 더 좋은 관계를 만든다는 사실도 알게 됩니다.

마치며

우리가 거절을 잘해야 하는 궁극적인 이유는 무엇일까요? 그것은 바로 우리의 목표를 달성하기 위함입니다. 주어진 시간과 에너지는 한정되어 있습니다. 모든 요청을 받아들이다 보면 정작 중요한 일에 집중할 수 없게 되죠. 때로는 거절을 통해 우선순위를 분명히 하고, 목표에 집중할 수 있는 시간을 확보해야 합니다.

또한, 거절을 잘 함으로써 우리는 앞으로의 관계에서 생길 수 있는 가능성을 지킬 수 있습니다. 무리한 요청을 받아들이다 보면 앞서 말씀드린 것 처럼 결국 전체적인 업무 성과가 오히려 떨어지게 됩니다. 오히려 거절을 통해 잠깐은 불편할지 몰라도 더 큰 신뢰가 깨지는 것을 막을 수 있습니다.

목표 달성과 관계 유지라는 두 마리 토끼를 모두 잡기가 어려울 수 있습니다. 하지만 부드럽지만 솔직한 거절을 통해 적어도 1.5마리의 토끼는 잡을 수 있을 거예요. 다른사람의 갑작스러운 요청을 들어주는 것 보다 주어진 기간 내에 목표를 달성하는 것, 그것이 가장 확실하게 신뢰를 지키는 방법입니다.

거절을 위한 거절. 나만 지키려는 이기적인 거절이 아닌 지금의 내 목표를 제대로 달성하기 위한 거절이라면 분명하게 하세요. 두번 하세요.

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