🥕203 - 당신의 할일관리 도구는 진짜 내 시간을 줄여주나요?

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2024. 10. 14.

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당근메일 #203 | 2024년 10월 14일 - WEEK 42

내가 Motion으로 할일 관리 도구를 바꾼 이유
진짜 AI 할 일 관리 도구를 만나다

진대연

그동안 많은 할일 관리 도구를 갈아타고 또 갈아탔습니다. 내가 할일 관리 도구를 선택하는 데에는 몇 가지 원칙이 있는데 다음과 같습니다.

거시적 관점: 개별 할 일에 치여서 일하는 것이 아니라 큰 숲을 보며 큰 구조를 이해하고 나의 목표에 집중할 수 있도록 도와주는가?
효율성: 이 일을 통해 업무 정리가 쉬워지고, 반복되는 업무 시간을 줄여줄 수 있는가? 이를 통해 실제 할일 관리 도구가 내 낭비되는 에너지를 줄여 줄 수 있는가?
신뢰성: 내가 해야 할 일들을 놓치고 있다는 생각이 들지 않도록 할일 관리 도구에 잘 담아두고 필요할 때 적절히 나에게 할일들을 전달할 수 있는가?

하지만 나에게 딱 맞는 완벽한 맞춤형 앱을 직접 만들 수는 없다 보니, 어쩔 수 없이 기성복에 내 몸을 맞추듯 기존의 애플리케이션에 위의 모습을 100%는 아니더라도 어느 정도 나의 행동이나 패턴을 맞춰가며 할일 관리 앱을 써오곤 했습니다. 그중에서도 가장 나에게 안정감을 주던 서비스는 바로 할 일을 캘린더 위에 직접 올려놓을 수 있는 Inbox + Calendar 연동형 앱들이었습니다. 이와 관련한 대표적인 서비스는 Akiflow, TickTick 또는 Offlight와 같은 앱입니다.

Akiflow는 기본적인 GTD Inbox 시스템에 편리한 Timeboxing 기능을 더했다.

모든 할일 관리 서비스의 시작, GTD 시스템과 Inbox

거의 대부분의 할 일 관리 도구들은 Inbox를 가지고 있습니다. 생각나는 것들을 그때마다 Inbox에 담아두고 한 번에 처리하는 시스템이죠. 우리는 이를 흔히 GTD(Getting Things Done) 시스템이라고 합니다. GTD 시스템을 이용하여 하루에 한 번 Inbox를 정리하기만 하면 일이 쉽게 될 것 같습니다.

그래서 Akiflow와 Offlight와 같은 서비스는 다양한 다른 서비스(Slack, Gmail 등)에서 원클릭으로 앱의 Inbox에 들어오도록 만들어주었습니다. Offlight는 여기에 목표 기능을 추가하여 각각의 일들이 얼마나 내 목표와 연결되어 있는지도 보여주어 조금 더 큰 그림으로 이 일을 할 수 있도록 돕습니다.

Offlight 는 Akiflow가 놓친 Goal Align 기능을 추가했다

이 과정을 통해 우리는 빠르게 머릿속을 비울 수 있습니다. 그리고 Inbox를 한 번에 처리하고, 우선순위를 매기고, 이 일을 지금 할지 혹은 스케줄을 정해서 처리할지를 계획할 수 있습니다. Inbox 시스템을 이용하면 신뢰성이 확보되기 때문에 내가 일을 놓치고 있다는 생각이 들지 않게 도와줍니다.

하지만 일을 잘 정리하고 우선순위를 정했다고 하더라도, 이 일을 언제 할지 정하지 않으면 실천되기 어렵습니다. 그래서 우리는 이 일을 언제 얼마동안 할지를 정하는 Timeboxing이 필요합니다. Akiflow, Offlight 혹은 TickTick은 Inbox에 있는 할 일들을 Drag & Drop하여 원하는 캘린더 위에 배치할 수 있습니다. 이렇게 배치를 해두면 해당 일정이 캘린더로 채워지면서 다른 사람들도 내가 다른 일에 집중하고 있다는 사실을 알릴 수 있습니다.

Timeboxing 은 나의 업무를 처리하게 도와주는 현실적인 도구다

타임박싱(Timeboxing)은 일정 시간 동안 특정 작업에만 집중하는 시간 관리 방법입니다. 미리 시간을 정해놓고, 그 시간 내에 일을 끝내는 것을 목표로 하죠. 예를 들어, "이 이메일을 30분 안에 작성해야지"라고 시간을 정해두고, 그 시간 동안 이메일 작성에만 집중하는 방식입니다.

타임박싱의 장점은 작업 시간이 길어지지 않도록 막아주고 집중력을 높여준다는 점이에요. 예를 들어, "보고서를 2시간 동안 작성한다"고 타임박스를 설정하면, 2시간 내에 끝내기 위해 효율적으로 일하게 됩니다.

이처럼 많은 할일 관리 서비스들이 기본적인 GTD의 Inbox 시스템을 기본으로 하여 할 일들을 캘린더 위에 배치하는 Timeboxing 방식을 지원하고 있습니다. 이렇게 내가 어떤 일을 언제 할지 정해두고 나면 마음의 평화가 찾아오고 나는 이제 내가 세운 스케줄대로 열심히 하기만 하면 됩니다.

Timeboxing 스케줄러의 한계

하지만 이러한 시스템은 몇 가지 한계가 있습니다. 우선, 매일 스케줄링을 스스로 해야 한다는 것입니다. 하루에 최소 한 번 이상 Inbox를 정리하고, 각각의 일들을 스케줄링하는 것이 필요합니다. 이 과정이 생각보다 많은 에너지를 사용하게 만듭니다.

뿐만 아니라 늘 스스로 무리한 계획을 세운다는 것도 문제입니다. Super J처럼 하루의 일정이 캘린더에 꽉 차 있는 것을 보면 계획을 세울 때는 뿌듯하지만 막상 하루가 지나면 제대로 일처리를 못할 때도 많습니다. 또한, 설사 그 일을 처리했다 하더라도 딱 그 시간에 마치기 어렵거나, 일 자체를 완전히 끝마치지 못할 때도 많습니다.

그러다 보니 계획 지옥에서 빠져나오기가 쉽지 않습니다. 그리고 가끔 너무 바빠 하루의 계획을 제대로 세우고 시작하지 못하면, 마치 그날 하루는 이미 실패해버린 느낌마저도 들게 됩니다.

반복되는 Inbox 정리와 스케쥴링은 생각보다 많은 에너지와 스트레스를 줍니다

Inbox가 없는 AI 스케줄러, Motion

Motion이라는 할일 관리 서비스는 지금까지 여러 번의 리뉴얼을 거쳐왔습니다. 처음의 모습과 지금의 모습은 완전히 딴판이 되었고, 최근 다른 할일 관리 도구를 버리고 다시 사용해보기 시작했습니다. 그중에서 처음에 가장 어색했던 것은 Inbox가 없다는 점입니다.

Inbox 가 없는 Motion 의 할일 화면

Motion은 Inbox가 없습니다. 할 일을 그냥 적어두면 안 되고, 하나하나 적절한 프로젝트, 우선순위 등등의 세부사항을 잘 적어두어야 합니다. 사실 Inbox에 일단 때려넣고 나중에 정리하던 나의 습관에 따르면 이 일은 무척이나 귀찮은 일입니다. 하지만 오히려 생각날 때 꼼꼼히 적으면서 이 일이 정말 중요한 일인지, 정말 해야 할 일인지 그 순간에 곱씹으며 저장할 수 있어 오히려 좋았습니다. 그러다 보면 굳이 할 일로 저장하지 않아도 되는 일도 있고, 이 일이 전체 숲에서 어느 부분에 속하는지 적으면서 생각할 수 있게 됩니다. 그냥 무작정 적다 보면 오히려 나중에 Inbox 안에서 발견된 일이 어떤 일인지 맥락과 목적 자체를 잊어버릴 때도 많기 때문입니다. 이는 오히려 기존의 일단 때려넣는 Inbox가 놓치고 있었던 부분이 아닌가 생각이 들었습니다. 한 번에 처리하는 것이 효율성이 높을지 모르지만, 오히려 그때그때 생각나는 일들을 정리해가는 게 마음이 편하다는 것을 알게 되었습니다.

자동 스케줄링의 마법

이렇게 Inbox가 없는 상태에서 매번 하나하나의 일들을 정리해야 하는데, 이때 나는 이 일이 얼마나 중요한지, 언제까지 해야 할지, 그리고 어떤 시간에 처리할지를 정하고, Auto-scheduling만 켜두면 놀라운 일이 생깁니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

Auto-scheduling 으로 내가 할일을 언제 해야 할지 자동으로 알려줍니다

일은 언제나 우선순위가 필요합니다. 이 일을 우선순위에 있어서 꼭 해야 하는지의 여부입니다. 꼭 해야 하면서도 빠르게 처리해야 한다면 ASAP, 그밖에 일의 중요도에 따라 High(반드시 해야 함), Medium(하는 것이 좋음), Low(해도 나쁘지 않음)로 설정하면 됩니다.

다음으로 중요한 것은 Deadline입니다. 이 일을 언제까지 처리해야 하는지가 정말 중요한데, 중요한 업무일수록 반드시 예상 데드라인이 정해져 있기 마련입니다. 적절히 이 일을 끝내고 싶은 날짜를 정하면 됩니다.

우선순위, 데드라인, 업무시간을 세팅 후 Auto-scheduling을 켜세요!

다음은 어떤 시간에 처리할 것인지입니다. Motion은 처음 시작할 때 일주일의 시간을 나누어 정할 수 있습니다. 예를 들어, 주간 시간, 오후 시간, 저녁 시간 등으로 나눌 수 있고, 업무 시간, 업무 외 시간으로도 나눌 수 있습니다. 나는 다음과 같이 나의 시간을 구분했습니다. 대부분의 업무들은 업무 시간 중에 처리될 수 있도록 지정됩니다.

이제 우선순위, 데드라인, 그리고 업무 시간을 정했습니다. 이제 Auto-schedule 기능을 켜보세요(기본으로 켜져 있습니다). 이제 Motion은 방금 저장한 일을 내가 해야 하기 좋은 가장 적절한 시간으로 자동 배치합니다. 만약 그 시간에 내가 그 일을 완료하지 못하면 자동으로 다음 적절한 일정으로 배치합니다. 만약 데드라인이 넘은 일정이 있다면 이를 표시하여 데드라인을 수정하도록 정리해줍니다.

자동으로 Motion 으로 할일이 스케쥴링 된 화면

사실 언제 이 일을 할지 정해놓고 못하는 경우가 허다합니다. 그럴 때마다 Motion은 알아서 스케줄을 재조정해줍니다. 만약 그 일을 해야 하는 시간에 다른 일정이 추가되는 경우 역시나 자동으로 그 일을 할 시간을 조정해줍니다. 매번 내가 Timeboxing을 다시 하지 않아도 되는 것입니다. 진짜 AI 스케줄러 같죠. 모든 일정이 자동으로 캘린더 위에 배치됩니다. 이때 배치되는 일정은 일반적으로 Free로 두어 다른 일정이나 미팅이 가능하도록 허용하지만, 옵션을 통해 마감이 얼마 남지 않은 일정은 Busy로 설정하여 다른 일정을 자동으로 잡지 않도록 해줍니다. 정말 스마트합니다.

그리고 앞서 설명한 바와 같이 의미 없는 Inbox가 사라집니다. 생각나는 대로 잔뜩 담아두었지만 정리되지 않은 Inbox의 할 일은 결국 그 일을 GTD 시스템으로 정리하기 전까지 불안함으로 남습니다. 그리고 매일 하루 한 번 이상 정리하고 체크하는 게 보통 에너지가 드는 게 아니죠. 오히려 할 일이 생각날 때마다 진짜 꼭 해야 할 일들만 Motion에 입력하면서 정리하면 됩니다. 그리고 이 일을 언제 어떻게 해야 하는지는 Motion이 알아서 스케줄링해줄 것입니다. 혹시나 그때 못하더라도 Motion이 다시 일정을 정리해줄 테니 걱정하지 않아도 됩니다.

Motion과 나의 할 일 관리 도구 원칙

오늘 다 설명하지는 못했지만 Motion은 Project 기능을 가지고 있습니다. 그래서 내가 하는 일이 현재 내가 진행하고 있는 전체적인 프로젝트 중 어디에 속하는지를 구조화할 수 있습니다. 그리고 그중에서 어떤 일들이 중요한지도 정의할 수 있습니다. 프로젝트 기반으로 할 일을 정리하고 눈으로 볼 수 있어서, 거시적인 관점에서 할 일들을 관리하는 데 큰 도움이 됩니다.

Motion 의 Project 관리 화면

효율성은 사실상 끝판왕입니다. 매일매일 Inbox를 정리하고 Timeboxing을 하던 과정이 완전히 없어졌습니다. 이제 나는 계획하는 시간에 일을 하면 됩니다.

신뢰성 역시 마찬가지입니다. 내가 빼먹은 일, 중요한데 하지 않은 일들은 알아서 다음 스케줄을 정해줍니다. 그래서 혹시나 길어진 미팅 때문에 지금 해야 하는 일들을 놓쳐도 예전에 비해 스트레스가 줄었습니다. 진짜 훌륭한 AI 비서가 생긴 기분입니다.

Motion 가격

Motion의 가격은 조금 비쌉니다. 월 구매는 34달러이고 연간으로 구매하면 월 19달러가 됩니다. 하지만 써보지도 않고 사용하긴 어렵지 않나요? 기본적으로 2주간 무료로 사용 가능하고, 아래의 폼에 이메일을 남기면 추가로 2주를 더 사용해서 약 한 달간 무료로 사용해볼 수 있습니다. 4주간 사용해보고 결정해도 늦지 않습니다. Motion은 초기부터 B2B 협업 할일 관리 도구로 빠르게 발전해왔습니다. 그래서 오히려 팀과 함께 사용하면 개인이 혼자 사용하는 것보다 월등히 싸게 사용할 수 있습니다. 연결 제시 월 12달러(개인 버전 대비 40% 가까이 저렴함). 단 최소 3명이 사용해야 합니다(좋은 전략이죠). 친구들 혹은 팀과 함께 써봐도 좋을 것 같습니다.

Motion으로 바꾸고 마음의 평화를 얻었습니다. 처음 Inbox가 없어서 조금 당황했지만요. 그리고 Zapier와 연동하여 Slack이나 Gmail 연동은 잘 해두었습니다. 하지만 가급적 연동하기보다는 직접 할 일을 등록하는 것이 실제로 그 일을 처리하는 데 도움이 되고 있음을 느낍니다. 좋은 시스템도 중요하지만, 진짜 내 시간을 아껴줄 수 있는 도구가 진짜 도구라고 생각합니다. 요즘 말하는 GPT가 들어간 AI는 아니지만, 스케줄 관리만큼은 Motion AI가 현재까지 단연 최고라고 생각합니다. 지금 써보세요.

하단의 폼에 이메일을 남겨주시면 Motion 추가 2주 연장 사용기간을 제공받으실 수 있습니다.

Motion 무료 2주 트라이얼 받기

📖 핵심 요약

🚫 Motion의 차별점: 기존의 할일 관리 도구들과 달리 Motion은 Inbox 없이 즉시 프로젝트와 우선순위로 정리해야 하며, GTD 시스템과 Timeboxing의 번거로움을 줄여줌.
🤖 자동 스케줄링 기능: Motion의 Auto-scheduling 기능을 통해 우선순위와 데드라인에 맞춰 할 일을 자동으로 가장 적절한 시간에 배치하여 에너지를 절약.
😌 마음의 평화와 효율성: Motion을 사용하면서 자동 스케줄링과 프로젝트 정리를 통해 Inbox의 불안감을 해소하고 업무 스트레스 감소, 거시적인 관점에서 업무 관리 가능.

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