[🥕당근메일#3] 쇼미더'야근'? 이젠, 쇼미더'성과'!

2020. 7. 27.

7월 27일, 네 번째 당근메일:

생산성 뉴스레터

Show me the 야근? Show me your 성과!

코로나를 맞아 이미 많은 지식노동자들이 언택트 업무시대를 경험하고 있습니다. 이제는 보여주기식 업무가 아닌 진짜 성과로 보여줘야 하는 시대로 변화하고 있습니다. 나만의 멋진 성과를 만드는 방법은 어떤 것들이 있을까요? 당근메일에서 그 힌트들을 찾아보세요~ 이번주도 생산성 가득찬 멋진 한 주가 되길 응원합니다!

오늘 다룰 주제들 입니다

언택트 시대, 당신의 온라인 협업의 수준을 높이는 5가지 도구
당신의 일이 끝나지 않는 진짜 이유 #4 - 뽀모도로를 켜세요
아이디어가 떠오른 순간 바로 기록하는, 아이디어 노트

언택트 시대, 당신의 온라인 협업의 수준을 높이는 5가지 도구

#생산성 딥다이브

최환진

코로나 사태로 회사보다 자택이나 공유 오피스, 카페등에서 업무를 보는 상황들이 많아지면서 기존 사무실에서 서로 얼굴을 보면서 일을 협의하고 진행하던 일상이 점차 사라지고 있습니다. 같은 사무실, 근처 옆자리에 앉은 직원분에게 간단히 말 몇마디로 요청하고 부탁해서 처리 할 수 있던 일들을 이제 일일이 메일로 문서로 아니면 카톡으로 일일이 상황 내용을 정리하고 요청하고 자료받고 정리해서 다시 보내는 일들의 반복은 사무실에서 함께 얼굴보면서 일하던 시기의 고마움도 느끼게 합니다. 이제 새로운 변화를 맞이하는 비대면 업무 환경 속에서 개인의 업무 생산성을 높이고, 협업과 협력의 수준을 높이는데 유용한 온라인 도구와 서비스 5가지를 소개하고자 합니다.

1. 회의시간부터 잡아야하는데 … doodle

여러명이 회의를 진행하려면 회의 시간을 잡는 일도 엄청 스트레스로 다가옵니다. A직원은 되는 일정에 B직원은 않되고, 팀장님되는 시간에 팀원들 시간 않맞아 여러번 가능 일정을 묻고 회신받다보면 회의 시간도 하기전에 지치기 마련입니다. 이러한 상황이라면, doodle을 활용해 보세요. 가능한 일정과 시간을 편리하게 표시하고, 모두 되는 시간을 빠르게 확인할 수 있습니다. "Free online meeting scheduling tool”이라는 부제에 맞게 미팅이나 회의 스케줄을 협의하는데 유용합니다. 최근에 온라인 화상 회의도구인 Zoom과도 연동이 되었다고 하니, Zoom을 사용하신다면 앞으로 화상회의 참가자들과 빠르고 손쉽게 일정을 정하고 온라인으로 회의진행이 가능할 것 같네요(무료로 사용하는 경우, 일자 설정 화면에 광고가 많이 표시된다는 점은 아쉬워요 -_-;;;).

2. 화상기반 온라인 회의를 시작한다면 … Zoom

회의 일정을 잡았다면, 이제 온라인에서 회의를 진행해야하는데요. Whereby, skype, Google Meet등 다양한 화상기반 온라인 회의 서비스가 있지만, Zoom의 인기가 가장 높은 것 같습니다. 보안와 안정성등에 여러 이슈들이 있었지만, 5.0 버전 출시를 통해 그간의 여러 문제점들을 빠르게 개선하고 있는데요. Zoom을 활용하면 소회의실(소그룹)기반의 회의도 가능하고, 회의내용을 자신의 PC/노트북 혹은 클라우드를 통해 녹화할 수 있어서 회의나 교육이 끝난 후에 공유가 가능하다는 점이 교육이나 소규 팀 워크샵/회의등에 강점이 있는 것 같습니다. 재택근무나 온라인 회의는 오프라인 회의와 달리, 웹캠으로 회의참가자의 얼굴이나 모습이외에 방이나 공간의 뒷면도 모두 보여서 회의전에 미리미리 정리하는 일도 중요한데요. Zoom이 제공하는 가상배경의 기능을 활용하면 회의 전 공간 정돈의 번거로움을 덜 수 있습니다. 배경에 사용할 다양한 이미지들을 제공하는 서비스들도 요즘 많이 출시되어 있습니다. Canva, hellobackgrounds, Unsplash Zoom Backgrounds, Biteable의 사이트나 페이지를 참고하시면 온라인 회의 시 유용한 다양한 가상 배경들을 다운로드 받아 설치 후 사용가능합니다. 멋진 배경이 회의 분위기를 바꾸는데 큰 도움이 됩니다.

3. 회의 자료들을 모와야 한다면 .. Padlet

업무나 회의진행을 위해 사전에 자료들을 모으거나 온라인 회의중에서 필요한 정보나 기사, 미디어 컨텐츠등을 검색하고 추가해야하는 경우라면, 모든 자료들을 한번에 ‘모와서 보기’ 기능이 필요합니다. Evernote, Dynalist, Webjets, Wakelet등도 유용하지만 Padlet의 장점은 수합된 자료이 모여있는 하나의 보드(Padlet)을 협업을 위한 여러 형태 - 캔버스(포스트잇 방식으로 자유 배치 후 화살표로 자유롭게 연결), 칸반(영역으로 분류햐여 정보나 자료 할당 가능), 타임라인(시간축으로 구분) - 로 바로 변경이 가능합니다. 단순 자료 수합을 넘어 협업의 공간을 만들고 토의와 자료 정리가 필요하다면, Padlet은 가장 좋은 선택이 될 것입니다.

4. 업무 아이디어 발상과 정리를 해야한다면 ... Miro

일이나 프로젝트를 위한 자료나 정보들도 어느 정도 모여졌고 자료들도 일정수준 분석이 되었다면, 문제해결이나 새로운 아이디어를 도출해야하는 다음 단계로 접어들게 됩니다. 팀원이나 부서원들이 함께 참여해서 아이디어도 내고 토의도 하는 시간이 필요한데요. 일반적으로 회의실이나 프로젝트룸의 화이트보드 앞에 모여 이러한 일들을 하는데요. 온라인이라면 디지털/온라인 화이트 보드 활용이 가능합니다. Twiddia, AWWapp, Sketchboard, Whitebord Fox, Google Jamboard(Google Drive에서 사용가능)등 현재 많은 제품과 서비스들이 출시되어 사용되고 있습니다. 이중에서 오프라인기반의 발상 회의 방식을 수용하면서 온라인만의 장점들을 결합한 Miro는 빠른 실행속도와 커다른 캔버스 공간을 통해 여러 주제들을 펼쳐놓고 토의주제에 맞추어 하나의 공간 안에서 자유로운 이동이 가능합니다. 다양한 형식의 비즈니스 프레임워크나 아이디어 창발을 위한 다수의 템플릿들도 기본 제공하며, 디지털 포스트잇 사용 및 dot 투표등도 지원되어 오프라인 회의 분위기를 만들 수 있습니다. 그리고, 부서나 팀이 사용하던 문서, 작성 양식이나 워크시트등을 그대로 업로드하고 Miro 내에 고정해서 함께 토의하고 아이디어를 낼 수 있는 기능을 잘 활용하면 부서나 팀에 알맞는 온라인 회의 환경을 만드는데 유용할 것 같습니다.

5. 영상으로 설명하고 보고하고 .. loom

함께 모여하는 회의도 여러차례 진행되면서 각자의 할일들도 정해지고, 이제 개별로 업무보고나 진척상황등을 리더나 부서장 혹은 소수의 팀원이나 부서원들이 모여 협의하고 진행하는 일들만이 남게되었습니다. 메일, 협업도구나 서비스, 메신저, 카톡등을 통해 안건마다 텍스트 기반으로 연락하고 자료나 파일을 보내고 요청하고 피드백을 받은 일도 가능하지만, 간단히 말로 질문하거나 자료나 문서의 내용 함께 설명하면서 영상기반으로 요청사항을 전달하고 피드백을 받는 일이 보다 간편한 경우도 많습니다. 현재 해외에서 screencastify, Hippo Video, loom등과 같은 영상기반 비동기 협업 커뮤니케이션 도구가 크게 각광을 받고 있습니다. 주요 특징으로는 PC/노트북의 설치형 프로그램과는 달리 웹 브라우져에 확장프로그램(크롬확장 프로그램) 설치만으로 손쉽게 언제 어디서나 빠르게 컴퓨터 화면의 영상과 음성을 녹화해서 기록 및 저장할 수 있으며, 생성된 링크를 통해 공개 혹은 비공개 공유가 가능합니다. 영상 기반 커뮤니케이션 용도 이외에도 회사 내 영상기반 교육 자료를 만들거나 업무처리 순서나 단계등을 글이나 이미지로 설명이 어려운 경우에 영상으로 만들어 배포하는등 다양한 용도로 활용이 가능합니다. loom은 무료로 지원되는 기능들이 풍부하고 녹화시간의 제약이 적으며 녹화후 영상 업로드에 따른 긴 대기 시간없이 바로 공유 가능하다는 점에서 무료 사용자들에게도 충분히 유용합니다.

언택트 근무환경들이 앞으로도 점차 늘어날 것으로 예상되는 바, 위에서 소개한 협업 서비스나 도구들중에서 몇가지를 직접 업무나 일에 사용해보신다면 사용의 방법도 익히고 활용의 가능성도 크게 체감해보실 수 있는 시간이 될 것으로 생각됩니다. 물론, 혼자 해보셔도 좋습니다만, 주변에 관심있는 팀원이나 부서원들과 함께 시도해 보세요. 함께 일하시는 분들의 디지털 활용 역량이 높아질 때, 비로서 언택트 환경의 협업 능률도 같이 향상될 수 있겠죠? 글을 읽고, 관심가는 서비스나 도구 하나를 선택해서 오늘부터 시작해 보세요.

개인 생산성 필수 팁 6가지 - 뽀모도로를 켜세요

#생산성 팁

진대연

종소리를 들려준 뒤에 먹이를 주는 것을 반복하면, 종소리 후에 먹이를 주지 않아도 침을 흘린다는 '파블로프의 개' 조건반사 이야기는 우리에게 이미 잘 알려진 이야기 입니다. 지금까지 다루어온 '루틴 한 하루 만들기', '마감일을 정하기' 와 같은 것들 역시 우리가 일을하기 위한 조건반사의 습관을 만드는 과정이라 볼 수 있을텐데요. 오늘은 조금 더 강력한 방법을 제안드리고자 합니다.

6가지 생산성 팁

첫째, 생활을 루틴하게 만듭니다.
둘째, 나의 한계를 인정합니다.
셋째, Due Date 을 정해야 합니다.
넷째, 당장 뽀모도로를 켜세요.
다섯째, 업무를 자동화 합니다.
여섯째, 지속적으로 Push 합니다.

"뭐든 확실한 한방이 필요하죠."

'뽀모도로 테크닉' 이라고 들어보셨나요? 뽀모도로란 이탈리어 말로 토마토를 의미하는데요. 그래서 뽀모도로 타이머는 토마토 모양의 타이머를 의미합니다. 주로 주방에서 음식을 조리하는 시간을 재기 위해 사용되었고, 그 사용법 역시 매우 간편하죠. 게다가 아래 그림처럼 귀엽고 깜찍하게 생겼답니다.

이 뽀모도로 타이머는 간단하게 돌리기만 하면 시간을 설정할 수 있다는 점, 그리고 타이머가 끝나기 전까지 짹깍짹깍 소리를 낸다는 점이 특징입니다. 요리할때 이만한 타이머가 없죠. 그러나 이 타이머를 음식이 아닌 시간을 요리하는데 사용한 사람이 있었습니다.

바로 스테판 뇌테부르 입니다. 그는 소프트웨어 개발자로서 자신의 시간을 최대한 효율적으로 쓰고 싶어 다양한 아이디어를 생각하다 바로 뽀모도로 타이머를 활용하게 된것이죠. 방법은 간단합니다.

뽀모도로 타이머가 돌아가는 동안 할일 한 가지만 정한다.

뽀모도로 타이머를 25분으로 맞춘다.

25분 동안 오로지 그 일에만 집중한다.

타이머가 울리면 5분간 휴식을 갖는다.

다시 주방 타이머를 25분으로 맞추고 일에 집중한다.

직접 오랜 기간 뽀모도로 테크닉을 스스로에게 적용해가면서 느낀 현실적인 교훈들은 다음과 같습니다.

꼭 해야하는 한 가지 일에 집중하도록 도와줍니다.

우리의 주변에는 우리를 혼란스럽게 만드는 수 많은 방해물들이 존재합니다. 페이스북이나 인스타그램과 같은 SNS, 듣고 싶은 팟캐스트, 유튜브 소식, 포탈 뉴스 등 알고싶은 것들이 이상하게도 중요한 일을 해야 할 때 더 관심이 갑니다. 특히나 웹서핑은 굉장히 위험한 일 중 하나 입니다. 처음에는 업무 관련 리서치로 시작했던 검색이 어느덧 방향을 잃고 정처없이 표류하게 되고 말거든요. 게다가 내가 원래하고 있었던 일이 무엇인지 조차 잊어버리고 맙니다.

때론 동시에 다양한 일을 처리해내는 듯한 멀티태스커의 모습이 일을 잘하는 사람처럼 보이기도 합니다. 그러나 스탠포드의 Clifford Nass 교수는 멀티태스킹이 우리에게 어떤 부정적인 영향을 주는지를 설명합니다.

뽀모도로는 갈수록 심각해지는 멀티태스킹의 유혹으로부터 조금이나 해방되도록 도와줍니다. 그리고 실제로 내가 하루에 몇 번의 뽀모도로 (한번의 뽀모도로는 25분입니다.) 를 성공시켰는지에 대한 성취감을 안겨 주죠. 생각보다 하루에 내가 집중해서 일할 수 있는 시간 많지 않다는 것도 깨닫게 해줍니다.

현실적인 업무 시간을 가늠하게 해줍니다.

우리는 할일 리스트를 작성하면서도 그 일이 실제로 얼마나 소요될지는 알지 못하는 경우가 많습니다. 그러다보니 예상보다 더 많은 시간이 걸리는 경우가 대부분이죠. 그러나 뽀모도로 테크닉을 실천하다보면 조금씩 일에대한 감이 오기 시작합니다. 대략 반복되는 업무들의 예상 소요시간을 가늠할 수 있게 되죠.

이는 현실적으로 가능한 업무 시간을 이해하도록 도와줍니다. 우리가 자기 전 최대 세가지의 꼭 끝내야하는 개구리를 정했다면, 실제로 그 개구리를 먹어치우는 것이 얼마나 어려운 일인지 가늠하게 하는 것은 일을 시작하기 전부터 일이 끝날때까지 긴장감을 놓치지 않도록 만들어줍니다.

바로 지금 당장 일을 하도록 도와줍니다.

"짹깍짹각짹각..."

뽀모도로 타이머의 가장 큰 특징은 짹깍짹깍 소리를 낸다는 점 입니다. 이 소리는 마치 곧 터질 시한 폭탄을 제거해야하는 요원이 된 마냥 저에게 긴장감을 만들어 줍니다. 마냥, 세월아 네월아 하면서 일을하지 않는다는 뜻이죠. 그래서 짹깍짹각 타이머 소리가 들리면, 마치 위에 언급했던 파블로프의 개처럼 바로 업무를 시작할 수 있습니다. 어쩌면 25분안에 끝마쳐야 되는 일종의 퀘스트와도 같습니다. 그런 긴장감이 업무에 더욱 몰입할 수 있도록 도와주고 결국 일을 제시간에 끝마칠 수 있게 합니다.

처음에는 뽀모도로 테크닉을 위해 실물 뽀모도로 타이머를 가지고 다녔습니다. 그러나 제 주변의 분들에게까지 긴장감을 주는 것은 아무래도 민폐이기에 다양한 앱들로 실물을 교체하게 되었죠. (그러나 여전히 실물 디바이스는 어떤 애플리케이션보다도 가장 강력한 실행 도구이기에 집에서는 실물 뽀모도로를 사용하곤 합니다.)

저는 다양한 Pomodoro 앱을 사용했는데, 그 중 가장 유용했던 두 가지를 소개해드리고자 합니다. 하나는 Focus To-do 이고 또 하나는 PomoDone 입니다. Focus To-do 는 할일관리앱과 뽀모도로 테크닉을 합쳐 둔 앱입니다. 그래서 미리 적어둔 할일리스트에서 바로 뽀모도로 타이머를 키고 일을 시작할 수 있다는 게 특징입니다.

PomoDone 은 다양한 다른 할일 관리 앱들과 연동이 됩니다. Evernote, Google Calendar, Asana, Trello, Todoist, Basecamp, Jira 등등 왠만한 업무생산성 도구와 연동되기 때문에 손쉽게 할일들을 앱에서 불러와서 뽀모도로를 켤 수 있습니다.

Focus To-do: https://www.focustodo.cn/
PomoDone: https://pomodoneapp.com/

저는 이 중 PomoDone 을 주로 사용하는데, 연동 기능 중 집중 모드 일때 자동으로 Google Calendar 일정을 Blocking 해주거나 슬랙을 연동하여, 자리비움 모드를 켜주는 꺼주는 자동화 기능을 지원하기 때문입니다. 향 후 "업무를 자동화 하세요." 파트에서도 다루겠지만, 자동화 되는 서비스들은 쓸데 없는일들을 줄여주어 업무생산성을 높히는데 큰 도움을 줍니다.

멜 로빈스는 5초의 법칙을 통해 '미루는 습관'을 버리는 방법에 대해 이야기 합니다. 하기 싫은 일이 있다면, 마음속으로 5초만 세고 바로 시작하라는 것이죠. 저는 그래서 마음속으로 5초를 세고 바로 뽀모도로를 켭니다. 그러면 하루하루 한걸음 한걸음씩 변화하는 어려분을 발견하실 수 있을거예요.

아이디어 떠오른 그 순간, 바로 기록하는 노트앱

#생산성 툴 소개

홍순성

번뜩이는 아이디어는 그 순간을 놓치면 아이디어가 아닙니다. 기록하세요! 생각날 때 바로 기록하는 것이 원칙입니다. 단순한 원칙인 것 같지만, 원칙을 지키면 아이디어를 아이디어로 쓸 수 있습니다. ‘나중에 써야지’ 라는 생각과 함께 아이디어는 공중에 흩어지게 됩니다. 그 순간을 기록했을 때 아이디어가 될 수 있습니다.

기회의 신 카이로스의 모습은 앞쪽 머리카락은 길지만, 뒤쪽 머리카락은 없는 남성 신으로 묘사됩니다. 재빨리 잡지 않으면 놓치고 마는 기회의 신을 투영한 것으로 아이디어는 기회를 잡을 수 있는 준비가 될 수 있습니다. 준비가 되지 않으면 기회가 와도 잡을 수 없습니다.

아이디어를 기록하기 위한 앱 ‘아이디어 노트(IDEA NOTE)입니다.

아이디어 노트는 스마트폰에서 터치 한번으로 바로 실행됩니다. 텍스트를 입력할 수 없는 상황에서도 음성 텍스트 변환 기능으로 쉽게 아이디어 작성이 가능합니다. 이런 편리성은 텍스트를 입력하기 여의치 않은 상황에서도 아이디어를 기록할 수 있도록 합니다. 이 외에도 사진 메모, 색상 레이블을 이용, 구분도 가능합니다. 컴퓨터와 연동으로 태그와 체크 박스까지 활용하면 훌륭한 노트앱 수준으로도 사용 가능합니다.